Procurement Essentials: Sourcing, Negotiation and Contracting Skills

Gândit sub forma a trei module a câte două zile, cursul Procurement Essentials își propune să acopere capitolele esențiale derulării cu succes a responsabilității de bază a funcției de achiziții, respectiv asigurarea continuității cu bunuri și servicii:

I. Selectarea furnizorilor, fiind procesul folosit de către profesioniștii în achiziții în scopul selectării furnizorului optim pentru organizație, din perspectiva caracteristicior de eligibilitate a furnizorului, a caracteristicilor tehnice ale produsului ofertat și a aspectelor comerciale și de legalitate negociate. Condus greșit, poate genera pierderi semnificative de bani, probleme de calitate și întârzieri sau întreruperi ale livrărilor, generând pierderi financiare și reputaționale pentru organizație, precum și o imagine defectuoasă a departamentului de achiziții.

II. Negocierea cu furnizorii: etapa de negociere începe cu analiza ofertelor inițiale și calificarea furnizorilor optimi pentru etapa de negociere tehnică și comercială. Etapa de analiză și calificare este parte esențială a strategiei de negociere, răspunzând nevoii de efectivitate și eficiență în achiziții. Modulul face distincție între negocierea competitivă și cea colaborativă, prezentând strategiile, planificarea și tehnicile distincte specifice celor două tipuri principale de negociere în achiziții.

III. Contractarea este etapa ce are în vedere elaborarea formei contractuale optime care să reducă expunerea organizației la risc, care să securizeze beneficiile obținute în negociere, care să elimine nevoia de negociere viitoare și mai ales să conducă la înțelegerea contractului drept instrument de acomodare a intereselor ambelor părți și baza pentru relațiile ulterioare cu furnizorii.

• Buyerilor specialiști care nu au mai urmat un training specializat în achiziții și care vor să capete o viziune strategică asupra responsabilităților și importanței funcției de achiziții, clarificându-și totodată elementele de structură ce permit replicarea cu succes a proceselor de achiziții.
• Persoanelor cu responsabilități în reducerea costurilor care vor să deprindă tehnici de reducere a cheltuielilor fără a stopa achizițiile sau îngheța salariile.
• Consultanților implicați în proiectele de reorganizare organizațională în scopul integrării corecte a funcției de achiziții în noile procese.
• Antreprenorilor de start-upuri, care vor să deprindă modul corect de gestionare a cheltuielilor cu furnizorii, să solicite oferte valide în procesul atragerii fondurilor nerambursabile și să stabilizeze astfel intrările de produse în cadrul companiei.
• Vânzătorilor care vor să își însușească modul corect de a veni în întâmpinarea clienților lor, în contextul schimbării structurii pieței dinspre “seller power” către “buyer power”.
• Antreprenorilor care au conștientizat că în prezent companiile nu mai concurează numai prin ele însele, ci prin întregul lanț de aprovizionare și vor să își consolideze poziția în piață printr-un management profesionist al relațiilor cu furnizorii.

• Responsabilitățile și rolurile funcției de achiziții, fereastra către managementul strategic al achizițiilor
• Produc intern sau cumpăr? Considerațiile inițiale ale conceptului “make or buy”;
• Modelul portofoliului de achiziții Peter Kraljik, instrument strategic de identificare a furnizorilor optimi pentru organizație;
• Matricea preferințelor furnizorilor, cheie pentru diferențierea între negocierea competitivă și colaborativă în achiziții;
• Strategia proiectului de achiziții: de la provocarea specificațiilor la asigurarea celor 5R ai achizițiilor
• Scrierea unei cereri de ofertă remarcabilă, semnificativă, substanțială;
• Costul total al achiziției, viziunea asupra reducerii efective a costurilor;
• Matricea ponderată de evaluare, ghid de alegere conștientă, obiectivă, a furnizorilor optimi pentru organizație;
• Etica în achiziții, pilon strategic al achizițiilor profesioniste.

• Semnificația, beneficiile și scopul negocierii în achiziții;
• Pilonii negocierii în achiziții;
• Identificarea stilului personal de negociere;
• Fundamentele negocierii în achiziții: negocierea competitivă, colaborativă și investigativă;
• Formularea obiectivelor negocierii și modul de ierarhizare a variabilelor negocierii în achiziții;
• Construirea BATNA prin tehnici de achiziții profesioniste, bazate pe un proces strategic de selectare și analiză a furnizorilor;
• Cum procedăm când licitația nu este o opțiune? Analiza situației interne a cheltuielilor și a contextului extern al pieței;
• Creșterea atractivității furnizorului față de proiectul cumpărătorului;
• Însușirea stilurilor competitive și colaborative de negociere: mentalitate, tehnici și mutări competitive și colaborative.

• Scopul și semnificația contractelor de achiziții;
• Tipologii de contracte și agremente în achiziții: contractarea prin comandă sau prin contract?
• Clauze cheie de legalitate
• Clauze comerciale obligatorii
• Clauze tehnice și operaționale esențiale
• Tips & tricks în scrierea contractului
• Negocierea investigativă, cheie pentru acomodarea intereselor ambelor părți;
• Identificarea tiparelor de personalitate, a preferințelor comportamentale pentru crearea contextului optim de agreere a contractului;
• Construirea raportului și deprinderea ascultării active, focusate pe partenerul de discuție, în scopul generării de încredere, empatie și încurajarea dialogului;
• Filtrele limbajului și modalitatea eliminării acestora în scopul lărgirii opțiunilor și a posibilelor soluții;