Pericolele lipsei formalizării proceselor de achiziții

Scopul ultim al managementului strategic al achizițiilor, asemenea tuturor celorlalte funcții organizatorice, este crearea de valoare pentru clienții finali, care se vor reîntoarce la companie sub forma beneficiilor financiare, de cotă de piață sau reputaționale.

Pentru îndeplinirea acestui deziderat, compania trebuie, în primul rând, să optimizeze procesele interne, să realizeze integrările necesare lanțului valoric intern și apoi cu partenerii de afaceri, furnizori sau clienți.

Respectarea etapelor procesului sporește transparența asupra achizițiilor

Succesul acțiunilor și strategiilor Achizițiilor ține de asumarea responsabilităților specifice de către toate rolurile implicate în procesele de achiziții (inițiator, specialist achiziții, aprobator etc).

În context organizațional, asumarea responsabilității este facilitată de existența Procedurii de achiziție, formal aprobată de către managementul superior al companiei, aprobare ce semnifică încrederea și suportul managementului, bază pentru urmărirea conformității și trasabilității și promovarea în aval a măsurilor.

Efectele negative ale lipsei unui Proceduri formale de achiziții se propagă la nivelul întregii companii

Lipsa unei proceduri și a unor procese clare de achiziții atrage o serie de efecte negative ce se propagă la nivelul întregii organizații, datorită lipsei măsurilor de control asupra tuturor aspectelor ce țin de relația atât cu clienții interni dar și cu furnizorii.

Primul efect negativ îl reprezintă lipsa controlului achizițiilor neautorizate (cunoscute și sub numele de maverick spend), acele achiziții efectuate fără respectarea procedurilor și contractelor în vigoare, din motive considerate bine intenționate, până la altele categoric rău intenționate.

Al doilea efect negativ major îl reprezintă relațiile adversative dintre Achiziții și clienții interni. Lipsa unei proceduri și a unor procese formale de achiziții conduc la neasumarea răspunderii personalului implicat în procesele de achiziții, de la inițiatori la specialiștii achiziții, întrucât  lipsa reglementărilor proceselor lasă interpretabile responsabilitățile părților și conduce la “difuzia responsabilității” sau “efectul spectatorului”.

Relațile adversative interne se vor reflecta în pierderea avantajului în negocierea cu furnizorii, datorită lipsei viziunii unitare în echipa de proiect, a lipsei consensului asupra scopurilor și a intereselor discordante (adesea în folos personal și nu în folosul organizației). Sunt vizibile prin acțiunile de sabotare a negocierilor, în special cu furnizorii noi, ce amenință înlocuirea unor furnizori vechi, mai mult sau mai puțin benefici pentru companie.

O serie de efecte negative consecvente sunt sesizabile, precum:

• Lipsa de control asupra cheltuielilor și încadrărilor bugetare;
• Atribuirea contractelor unor furnizori mai puțin calificați;
• Lipsa unei predictibilități asupra livrărilor de bunuri sau prestării serviciilor;
• Costuri mari ale calității
• Plăți duplicate
• Incertitudine asupra performanței generale a furnizorului.

Considerând că îmbunătățirea proceselor interne reprezintă un aspect important în livrarea de servicii de calitate către clienții interni, Achizițiile trebuie lupte pentru formalizarea proceselor de achiziții și, ulterior, să revizuiască și să actualizeze periodic procedurile, fluxurile și instrucțiunile de lucru interne.

În acest fel, se elimină comportamentul disfuncțional, se instituie măsuri de control ce permit delegarea responsabilității, se crește gradul de responsabilizare al angajaților, se asigură transparență, trasabilitate și audit proceselor de achiziții.