Vreau calitate, nu o competitie ieftina a preturilor!
Vreau calitate, nu o competitie ieftina a preturilor! Iti este oare cunoscuta aceasta afirmatie? Daca as fi primit un banut de cate ori am auzit-o din partea clientilor mei, cred ca puteam acum sa iti scriu de pe o plaja insorita! Frustrant, nu-i asa? Si totusi, este iesit din comun sa pretinzi calitate? A devenit o asteptare prea mare zilele acestea? Nu, eu cred ca nu. Dar frustrarea vine datorita perceptiei ca, in goana sa de a obtine reducere de costuri, Purchasing-ul sacrifica din calitatea produselor pe care le achizitioneaza. Asa sa fie? Si cum putem schimba aceasta perceptie? Cum putem noi oferi calitate? Cum putem noi conferi calitate produselor (si ma refer aici atat la bunuri cat si la servicii) pe care le achizitionam pentru clientii nostrii? Mi-am pus adesea aceste intrebari. Pentru ca, dincolo de fapte, ceea ce guverneaza toate actiunile noastre, sunt perceptiile. Modul in care interiorizam fenomenele lumii exterioare. Sentimentele pe care “faptele” ni le genereaza. Si am gasit cateva raspunsuri interesante, pe care o ti le impartasesc in continuare. Vorbeam zilele trecute cu un prieten despre ansamblurile rezidentiale noi, am in plan sa imi schimb apartamentul. Si imi povestea, vociferand entuziast, despre avantajele si facilitatile de care dispune de ansamblul in care sta el. Zona centrala, sala de fitness si piscina la parter, aproape de metrou…locul perfect! Eu insa nu puteam sa nu ma intreb: este vreun parc prin zona? Au loc de joaca in interiorul complexului? Cat de departe e de casa bonei copiilor? Exista vreo gradinita ok prin zona? Zona centrala, in Bucuresti, inseamna trafic infernal si gaze de esapament…Cat fac pana la birou? Pentru mine, absenta celor de mai sus…nu inseamna calitate, din contra. Inseamna un mare disconfort! Ceea ce insemna ca ceea ce noi numim calitate incorporeaza un mare grad de subiectivism. Nu e frumos ce-i frumos, e frumos ce-mi place mie!

Calitate, DA!

Calitatea este direct legata de ceea ce soliciti! Un produs este de calitate, atunci cand indeplineste cerintele, specificatiile, pe care le ai de la acesta, cand raspunde nevoilor tale. Oxford Business Dictionary defineste calitatea drept: standardul unui lucru, masurat fata de alte lucruri similare; gradul de excelenta al unui lucru. Iar ISO 8402-1986, vede calitatea drept “totalitatea trasaturilor si caracteristicilor unui produs care inglobeaza abilitatea de a satisface nevoile cerute sau implicite”. “Prefer sa fac un spectacol pe care 100 de oameni au nevoie sa il vada, decat unul pe care 1000 de oameni doar vor sa il vada.” – Joss Wheldon. Calitatea este subiectiva! Are un caracter personal, tine seama de nevoile, sentimentele si trairile personale! In lumea afacerilor, preocuparea pentru calitate si evolutia unui sistem al managementului calitatii a inceput in urma cu 50 de ani, cand vizionarii din domeniu au abordat cai si metode diferite de a obtine avantaj competitiv pe baza calitatii. Philip Crosby, un guru al calitatii, s-a remarcat, pe plan mondial, prin conceptul de “zero defecte” initiat la Martin Company. Ii este atribuit sloganul “Fa-o bine de prima data!”- “Do it right the first time”. Potrivit acestuia, focusul standardului “zero defecte” este definirea calitatii din perspectiva consumatorului, prin conformitatea cu cerintele acestuia, si apoi imbunatatirea proceselor, prin activitati de prevenire a aparitiei defectelor. W. Edwards Deming, probabil unul dintre cei mai influenti guru ai calitatii, si-a dezvoltat marea parte a carierei in Japonia, ajutand companiile japoneze sa isi reconstruiasca industriile dupa cel de-al doilea razboi mondial. Pentru o buna perioada de timp, teoriile sale au fost totusi ignorate in Vest. Deming sustinea folosirea metodelor statistice pentru a identifica cand un process devine instabil, astfel incat problema sa poata fi identificata si procesul sa poata fi prevenit sa produca defecte. El leaga majoritatea defectelor produselor aparute in proces, de slaba calitate a materiilor prime, a partilor si componentelor. Acestea sunt adesea, potrivit lui Deming, rezultatul unor specificatii deficitare, insuficiente, si procese prost administrate dupa ce design-ul intra in productie. Alaturi de Crosby si Deming, un alt mare guru al calitatii este Masaaki Imai, care, prin conceptul de imbunatatire continua- Kaizen, a devenit unul dintre cei mai cunoscuti consultanti in managementul calitatii. Teoria lui spune ca, in mediul de lucru, kaizen inseamna imbunatatire continua implicand pe toata lumea. Inseamna implicarea tuturor in scopul imbunatatirii constante si graduale in orice process. Kaizen este, dupa definitia lui Imai, “o imbunatatire pe termen lung si de lunga durata, rezultata din efortul echipei, concentrata asupra proceselor” Revenind acum la problema calitatii pe care o tot pretind clienti tai interni, ce poti face tu pentru a scapa de perceptia ca sacrifici calitatea in favoarea in favoarea unui pret mic? Cum sa inlaturi barierea de reducere de costuri? Cum poti selecta pentru clientii tai interni un furnizor de calitate, care ofera produse si servicii de calitate? M-am lovit si eu de multe ori de aceasta perceptie. Cu fiecare nou proiect de achizitii nou o luam de la capat, explicand ca nu pretul cel mai mic este focusul nostru principal, ci obtinerea celui mai bun cost total al achizitionarii/ detinerii produsului respectiv. TCO-Total Cost of Ownership. Adica cel mai bun raport Pret, Calitate, Servicii, Livrare. Toate fiind interconectate, toate patru influentandu-se una pe alta. Si toate avand un factor comun, toate dezvoltandu-se de la un singur factor: Nevoile, dorintele clientilor tai.

Influentele specificatiilor in obtinerea celui mai mic TCO

Acestea, transpuse apoi in specificatii, garanteaza obtinerea celui mai mic TCO, si a celei mai mari valori pentru banii cheltuiti. Si un mai mare grad de satisfactie al clientilor interni. Tot asa cum specificatiile incomplete, incorecte, neconcordante, genereaza un nivel de satisfactie mic al clientilor interni, pentru ca se va achizitiona ceva ce nu corespunde nevoilor lor. In plus, te vei lovi de un consum mai mare de timp cu clarificarea cerintelor in cadrul licitatiilor, nu vei putea compara mere cu mere, vei intampina greutati la intocmirea contractului. Si posibil vei obtine o valoare mai mica pentru banii cheltuiti. Stiu, imi vei spune ca redactarea specificatiilor este responsabilitatea clientului. El trebuie sa stie ce vrea, ce isi doreste de la produsul achizitionat. Nu este treaba mea. Sigur, nu esti departe de adevar. Clientul trebuie sa stie exact ce isi doreste. Dar daca nu stie cum sa transpuna nevoile si cerintele lui in specificatii? Daca nu stie impactul specificatiilor acestea in procesul de selectie? Aici intervine lucrul in echipa si dezvoltarea continua din kaizen. Aici poti tu interveni si iti poti face tie viata mai usoara. Aici, daca actionezi corect la nivelul specificatiilor, scutesti timp pretios si elimini multe frustrari pe parcursul licitatiilor. Si iti voi arata mai jos cum poti face asta: Teoria ne spune ca specificatiile reprezinta descrierea tehnica a produselor solicitate, respectiv toate detaliile relevante referitoare la produsele ce fac obiectul cererii de achizitie (dimensiuni, culoare, compozitie, functiile produsului, performanta pe care trebuie sa o atinga, aspect etc) astfel incat sa se faciliteze ofertarea si, in final, sa se achizitioneze produsul corect. De unde deducem ca rolurile specificatiilor sunt (1) de a comunica furnizorilor cerintele organizatiei si de asigurare ca atat furnizorul cat si achizitorul au aceeasi intelegere asupra a ceea ce trebuie livrat. Un al doilea rol al specificatiilor, ce rezulta din primul, este (2) de a stabili standarde, criterii de satisfactie si/ sau acceptanta pentru produsele livrate. (3) Si, nu in ultimul rand, de a stabili criteriile de selectie pentru furnizori, in procesul de licitatie. Acestea deriva clar din specificatii, greselile in acest puct conducand la selectarea/ castigarea contractului de catre furnizorul nepotrivit. O corecta setare a criteriilor de selectie, pe de alta parte, iti va asigura castigarea proiectului de catre furnizorul cel mai bun de pe piata, raportat la nevoile tale. Am studiat destul de mult acest aspect si, cumulat cu experienta a sute de licitatii, am strans mai jos o serie de recomandari in scrierea specifiactiilor. Chiar daca responsabilitatea elaborarii specificatiilor este a clientului, este insa responsabilitatea ta de a le transpune in caietul de sarcini. Astfel, cel mai important aspect identificat de mine, este (1) nevoia de claritate in scrierea specificatiilor. Nevoia de a transmite furnizorilor ceea ce doresti intr-o maniera atat de exacta, incat acestia sa si livreze ceea ce iti doresti. Daca nu faci precizari explicite, nu te astepta sa le obtii! Sau pregateste-te sa platesti pentru ele mai mult decat merita. Consecinta nerespectarii acestei reguli este consumul de resurse (financiare, umane, timp) in vederea producerii unui produs slab calitativ sau chiar inutil. Produs pe care, in plus, va trebui sa il si platesti. Extrema o reprezinta chiar necesitatea reluarii procesului de redactare a specificatiilor si a productiei, factori ce pot cauza costuri majore organizatiei. Iar tu ai posibilitatea sa aduci claritate in scrierea specificatiilor urmarind:
  • Pastrarea propozitiilor cat mai scurte si simple
  • Evitarea erorilor gramaticale
  • Neutilizarea variatiilor “elegante” ale cuvintelor: estetica in scris nu isi gaseste locul in scrierea specificatiilor! Este foarte important, pentru claritate, folosirea exacta a acelorasi cuvinte de fiecare data! Daca nu se intentioneaza nici o diferentiere intre termeni, atunci se recomanda folosirea unuia singur.
  • Evitarea ambiguitatilor: cuvintele ambiguue sunt cuvintele care au mai mult de un inteles. In lecturile normale, sensul poate fi evidentiat de context- problema apare insa cand cineva cauta exact sa interpreteze ceea ce este scris. Intotdeauna, interpretarea este apanajul celor care citesc. Este asa numita practica de “gasire de bani in contract”. Sunt companii care angajeaza analisti a caror sarcina este de gasire a unor interpretari diferite fata de cea intentionata a fi comunicata de catre initiator, in scopul reducerii specificatilor si ulterior depunerea de reclamatii.

Cuvinte de evitat in scrierea si/sau solicitarea specficatiilor

Cele mai folosite cuvinte ambigue sunt “oricare” (any) , ce poate urmatoarele sensuri: orice, niciun, nicio, vreun, toti, niste si “include” ce inseamna contine, consta din. Un alt exemplu il constituie folosirea contextului ambiguu: “Gaina este gata de mancare!”  si a ambiguitatilor sintactice: Flying aircraft may be hazardous. Ele pot fi rezolvate prin punctuatie. Folosirea semnului de punctuatie “sau” respectiv “/” in redactarea specificatiilor nu ar trebui acceptate, sau trebuie atent folosite, deoarece lasa posibilitatea alegerii intre una dintre variante. (2) Folosirea standardelor internationale: un element important in asigurarea calitatii si cantitatii corecte, si evident cu impact in prêt, il reprezinta folosirea standardelor internationale in scrierea specificatiilor. Daca furnizorul foloseste un sistem diferit de al achizitorului si acest lucru nu este bine evidentiat, pot aparea probleme in procesul de selectie si chiar in faza contractuala, daca acestea nu se remediaza pe parcurs. Exemplul cel mai banal este simpla exprimare a pretulului per kg sau per livra. Sau in alta moneda. (3) Folosirea cu atentie a referintelor incrucisate cu alte paragrafe; in documentele complexe, referintele la un alt capitol presupun multa atentie in nominalizarea acestora, de aceea este de preferat ca toate specificatiile sa se regaseasca in acelasi document. (4) Evitarea “capcanelor” specificatiilor: Mai exact, specificatiile excesive si specificatiile incomplete • specificatiile excesive sunt acele specificatii in care initiatorul a inclus cerinte mult prea riguroase sau in exces fata de minimul necesar; acestea au efectul nedorit de a restrange competitia si chiar de eliminare din cursa a unor furnizori viabili datorita includerii in specificatii a unor cerinte ce nu sunt relevante pentru produsul sau serviciul solicitat (de exemplu detinerea unui standard (ISO) pe servicii IT pentru servicii de domeniul tipografiilor). • Specificatiile incomplete: sunt acele specificatii in care elemente cheie ale produsului solicitat au fost omise, sau cele care sunt foarte permisive, lasand loc de interpretari. Trei efecte negative grave pot aparea: • probleme de fuctionalitate si calitate, produsele livrate respectand specificatiile dar fiind totusi incompatibile sau chiar inutile in practica; • exista si posibilitatea ca produsele furnizate sa functioneze insa creste gradul de subiectivitate in selectarea furnizorului atunci cand se lasa la latitudinea furnizorului completarea specificatiilor lipsa cu interpretarile proprii. • Tratament inegal al furnizorilor: daca unul dintre furnizori se intampla sa aibe mai multe informatii interne decat ceilalti (si este cazul furnizorilor actuali, care participa in licitatii alaturi de alti potentiali furnizori), atunci specificatiile confuse, scrise vag, ofera acelui furnizor un avantaj in fata competitorilor sai, care pot fi perfect capabili sa furnizeze produsul si extreme de competitive in termini de prêt insa lipsa informatiilor asupra anumitor detalii sa conduca la o ofertare dezavantajoasa. In plus, reclamatiile care pot fi formulate de catre acestia pot consuma mai mult timp si bani sa fie justificate si reparat prejudiciul decat daca s-ar fi consumat daca se elaborau de specificatii complete de la inceput. Dupa cum probabil stii, mi-am propus, prin construirea acestui site, sa cresc gradul de vizibilitate al profesiei, sa cresc nivelul de recunoastere a meritelor noastre, sa contribui la cresterea recompenselor pentru profesionistii din achizitii. Si o putem face, in fiecare aspect al muncii noastre, chiar si atunci cand, teoretic “nu e treaba noastra”. Daca insa ne influenteaza calitatea muncii, eu cred insa ca este treaba noastra. Si, daca este ceva ce tu poti face, daca exista ceva ce depinde de tine sa faci pentru ati creste performantele, sau recompensele, sau chiar linistea si stima de sine, atunci eu as face-o. Prefer asta, in loc sa ma cred ca nu am nici o putere, ca nu pot schimba nimic. Prefer sa stiu ca e mai complicat, dar posibil si sa actionez decat sa astept ca altii sa imi conduca proiectul, realizarile, satisfactiile..sau chiar viata. Prefer sa stiu ca eu am dat tot. Care este parerea ta? Cum crezi ca ai putea sa iti faci munca mai usoara, in acest punct? Ce probleme ai intampinat datorita specificatiilor incomplete? Cum ti-au usurat munca specificatiile clare? Citeste mai multe detalii legate de beneficiul intrebarilor in clarificarea specificatiilor  pentru un purchasing de calitate in articolul Vreau calitate, nu doar o competitie ieftina a preturilor – beneficiul intrebarilor Revin in scurt timp si eu, cu continuarea, in care o sa iti arat cum poti “scoate” cele mai bune specificatii de la clientii tai. Cum poti sa afli exact ceea ce isi doreste, cum poti afla ce vrea, de fapt, clientul tau. Pentru ca de aici pleaca totul. Cu prietenie, Alina p.s. Nu uita sa imi trimiti orice feedback sau intrebare. Iti voi rapunde cat de repede pot.

You may also like

De la “resursa” la “stakeholder”- cum sa depasesti faza in care muncesti cat sa nu fii concediat iar angajatorul te plateste cat sa nu iti dai demisia
Facem bani cand cumparam, ii colectam cand vindem!
Care este tipul de RFx (cerere de oferta) pe care ai alege sa il folosesti ?

Alina Ionita

One comment

  1. Ionita Catalin

    super

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *