Dupa cum iti spuneam in email, la sfarsitul anului trecut am facut un mic sondaj printre colegii si prietenii mei, buyeri in diferite organizatii. In timp ce lucram la obiectivele pentru 2014, am vrut sa stiu si parerea lor privind cele mai mari doua provocari, ce ar fi mai bine daca ar avea mai mult.
Iar cele mai mari doua probleme identificate au fost…. TIMPUL SI BANII!
Personal, le-ar fi mai bine daca ar avea mai multi bani si mai mult timp liber. Timp sa dai, deci, banilor valoare de intrebuintare, mai exact sa iti satisfaci, prin intermediul lor, cat mai multe nevoi (iti amintesti de piramida nevoilor a lui Maslow).
Profesional, din postura de buyeri, le-ar fi mai bine daca ar fi mai multi bani (cred ca te confrunti si tu cu presiunea reducerii costurilor) si mai mult timp pentru negociere, pentru a se gandi la strategia proiectului, pentru a dezvolta relatiile cu furnizorii.
Majoritatea prietenilor si cunostintelor mele, aflati fie in pozitie de buyeri, de vanzatori, sau in diverse functii in organizatie mi spun acelasi lucru: companiile pun o presiune imensa pe renegocierea contractelor cu furnizorii, pentru reducerea preturilor. Cat mai rapid!
In acest context citesc ieri declaratia Paulei Gilbert, fost CEO al CIPS (Chartered Institute of Purchasing and Supply): “Procurement-ul trebuie sa vina cu mai mult decat reducerea preturilor pentru a-si demonstra valoarea”.
Ce usor e de spus, vei spune…daca doar as avea timp!
Timpul si banii, mana in mana, nedespartiti ca niste siamezi. Dam timpul pentru bani si banii pentru timpul altor oamenii.
Si mi-am adus aminte de faimoasa expresie “Timpul inseamna bani!” , spusa de catre Benjamin Franklin, in urma cu 3 secole, in “Advice to a young trademan, written by an old one”.
Iar intrebarea fireasca, spontana, care mi-a venit in minte a fost: cum pot face bani din TIMP, adica utilizand timpul ca pe resursa? Cum castiga Purchasing-ul mai multi bani pentru organizatia sa, facand uz de TIMP, si fara a pune complet talpa pe gatul furnizorilor, tragand frenetic de preturi ?
Culmea, ca nu m-am gandit niciodata la timp din aceasta perspectiva, de resursa. Normal, stiam si foloseam expresia “timpul inseamna bani” dar mai mult ma concentram pe idea de a nu-l irosi, decat de a-l folosi.
Stii cum se spune, ca “nu raspunsul este cel care imbogateste, ci intrebarea?” Asa mi s-a intamplat si mie: o data ce am pus intrebarea corecta, raspunsurile au inceput sa curga.
Si atunci am mers inapoi, pe fir, la piramida responsabilitatilor Purchasing-ului si, cu intrebarea corecta in minte- cum obtinem bani folosind timpul?- am identificat mai multe moduri in care putem folosi timpul in folosul nostru, pentru a castiga bani din lantul de aprovizionare. Si fara a spori presiunea asupra preturilor.
Azi ma opresc la primul dintre ele, legat de responsabilitatea Purchasing-ului de la baza piramidei, respectiv la sarcina de a asigura organizatiei bunuri si servicii, ca timpul si locul potrivit. Cei 5 R, iti amintesti?
Azi iti voi spune numai despre cum sa faci bani folosind tehnica Just In Time (JIT).
JIT este considerat de foarte multi drept o metoda de reducere a stocurilor. Este insa o viziune minimalista.
De fapt, este mult mai mult.
Viziunea completa este ca JIT este un concept de management ce are drept scop reducerea pierderilor si cresterea productivitatii.
Eu, ii atribui insa si un al treilea sens, economic insa un pic mai …uman. Iti voi spune la sfarsit despre ce e vorba.
JIT se refera practic la un sistem in care produsele nu sunt fabricate inainte ca produsul final sa fie comandat si platit! Materiile prime, materialele, subansamblele necesare productiei sunt livrate de catre furnizori chiar la timp-ul la care ar trebui sa intre in faza respectiva de productie.
Ideea de baza a JIT este, intr-adevar, ca stocurile sunt nefaste. Dar nu numai datorita costurilor detinerii lor, despre care o sa iti spun putin mai tarziu, ci datorita efectelor pe care “abundenta stocurilor” le genereaza:
- ascund probleme de calitate
- ascund ineficientele din productie si problemele de productivitate
- adauga costuri inutile la costurile operationale
- Primul vine dinspre Productie si Operatiuni, care trebuie sa fie capabile sa reduca operatiunile de productie la un numar relativ mic, sa asigure o cerere de produse predictibila si sa genereze solicitarile cu acuratete. De asemenea, existenta unui proces statistic de control atat la furnizor cat si la comparator permite desfasurarea usoara, fluida, a proceselor.
- Al doilea factor, ii este atribuit Purchasing-ului, care trebuie sa fie capabil sa reduca la minim timpul de aprovizionare, sa achizitioneze marfa de calitate si sa elimine sincopele in aprovizionare.
- dezvolti si implementezi un plan de reducere a numarului de furnizori;
- dezvolti si implementezi proceduri de selectare a furnizorilor care sa genereze un portofoliu de furnizori capabili, demni de incredere;
- folosesti specificatii de performanta, mai degraba decat descriptive, care sa lase loc furnizorilor sa fie descriptivi;
- folosesti contracte pe termen lung ca si incentive pentru furnizori;
- reduci la minim birocratia si timpul de comanda, prin implementarea unei tehnologii adecvate;
- dezvolti fata de furnizori o atitudine colaborativa, orientata spre gasirea de solutii.
