Economii pe termen scurt, probleme pe termen lung!

Ti-am promis in articolul trecut ca voi veni cu o serie de articole destinate in special managerilor si antreprenorilor, pentru a dezvalui putin cate putin importanta, potentialul si impactul acestei profesii in profitul companiilor. Pentru a arata cat de important este sa ai personal specializat si bine instruit in achizitii. Azi, voi incepe o discutie despre costuri, sub deviza lui Derek Bok, fost presedinte al Harvard University: “daca consideri educatia scumpa, incearca ignoranta!”. Iar eu o consider extrem de potrivita in contextul in care vorbim despre costurile la care se expune compania daca ignora educatia in Purchasing. Daca ignora pierderile la care se expune daca isi intemeiaza decizia de selectare a unui furnizor si de cumparare a unui produs numai in baza pretului. Sunt convinsa ca stii diferenta dintre cele doua insa poate e mai putin vizibil impactul in procesul de achizitie. Definite simplu, pretul reprezinta banii care intra in firma iar costurile banii care ies din firma. Iar diferenta o reprezinta profitul. Iar erorile care se fac, de obicei, cand se vorbeste de preturi si de costuri sunt doua:

1. Cele doua sunt folosite interschimbabil
2. Se considera ca Purchasingul are rolul diminuarii pretului de achizitie

   Totusi, pretul nu numai ca este diferit de cost, ci este, de fapt, o componenta a costului total pe care o achizitie il atrage. In teorie, vorbim de TCO (Total Cost of Ownwership- costul total al detinerii bunului). Termenul a fost dezvoltat spre sfarsitul anilor ’80 de catre firma de cercetare Gartner, in scopul analizarii costului total al detinerii si folosirii calculatoarelor personale in cadrul organizatiilor. Constatarile lor initiale aratau ca detinerea de calculatoare personale costa compania aproximativ 10.000 $ pe an. Fapt ce a surprins intreg  mediul de business si a generat dezbateri, dar si un standard al modului in care trebuie gandit costul total. In esenta, TCO consta in costurile directe si indirecte ce apar in timpul achizitiei, punerii in folosinta, utilizarii si intretinerii bunului, al inlaturarii si scoaterii din folosinta a produsului. Este simplu pana acum, corect? De exemplu, continuand cu exemplul din industria IT, iti propui sa iti dotezi compania cu imprimante performante. Te uiti la pretul de achizitie al unei imprimante si iti spui ca ai avea posibilitatea sa achizitionezi vreo trei bucati. Negociezi putin cu furnizorul pretul de achizitie, mai obtii un mic discount si esti apoi fericitul proprietar al unui parc de imprimante performante. Mergi bucuros la firma, faci cadou unui prieten mai amarat vechea imprimanta prafuita. Daca nu cumva o arunci cu totul- doar era amortizata! Si astepti sa primesti noile imprimante. Si astepti… Numai ca livrarea intarzie…suni la firma si afli ca de fapt nu le are in stoc, ca a dat comanda la producator si ca le va primi in depozit cam in 30 de zile. De unde, apropos- trebuie sa mergi tu sa le iei, pretul nu includea si livrarea. Intre timp, tu ai nevoie de imprimanta si, in impas fiind, inchiriezi una. Te apuci apoi sa cauti un transportator, pentru a fi pe faza cand imprimantele vor sosi in depozitul furnizorului. Si o intrebare apare in minte ta: daca nu le livreaza furnizorul, atunci cine le va instala? Cine le va pune in functiune? Bineinteles, suni la furnizor si iti spune ca s-ar putea ocupa el dar asta inseamna costuri suplimentare. Iar prima echipa este disponibila in 40 de zile. Accepti, ce sa faci? Primesti in cele din urma imprimantele, le instalezi si incepi bucuros sa le folosesti. Numai ca asta presupune costuri cu consumabilele. Si cu intretinerea si reparatia echipamentelor. Si cu debarasarea lor, printr-o firma autorizata, la sfarsitul perioadei de viata. Si, pe parcurs, iti dai seama si ca volumul tau de imprimare nu este atat de mare cat sa justifice toate aceste costuri. Ieseai mai ieftin daca mai inchiriai o imprimanta si plateai un prêt per pagina printata!   Ti-am schitat, intr-un mod simplu, cum se poate transforma o economie pe termen scurt, intr-un dezastru pe termen lung. Exprimand insa tehnic povestea de mai sus,  putem spune ca TCO are urmatoarele componente:

1. PRET
2. CALITATE
3. LIVRARE
4. SERVICII

   Si este vital sa gandesti in termeni de TCO orice achizitie! Si, cu atat mai mult, orice selectie de furnizori, deoarece poti avea surpriza ca un furnizor sa aibe un prêt de achizitie  mai mic dar ulterior, restul costurilor sa fie mult mai mari fata de ceilalti. Bineinteles, fiecare dintre aceste patru componente are o anumita importanta, in functie de nevoile tale. Cunostintele minime cu care insa trebuie sa pornesti la drum cand analizezi TCO sunt:

1. PRETUL

Ai in vedere costurile totale ale cumpararii, instalarii, folosirii, intretinerii, debarasarii de produs. Intreaba-te: Cat te costa achizitia initiala?  Cat te vor costa apoi consumabilele? Ce durata de viata are? Cu ce regularitate trebuie facuta mentenanta? Cat te costa depozitarea si asigurarea? Ce alte achizitii atrage aceasta achizitie?  

2. CALITATEA

        La calitate este intotdeauna mult de vorbit, stiind déjà ca este subiectiva, strans legata de ceea ce iti doresti tu. Intreaba-te insa: ce produs ar fi potrivit raportat la nevoile tale? La volumul tau de business? Ai nevoie de o performanta superioara, are achizitia acestui produs impact in avantajul competitiv sau este ok si o performanta medie? Ce iti doresti, ce vrei sa faca produsul respectiv?  

3. LIVRAREA

        Imagineaza-ti ca ai un eveniment de marketing, stabilit déjà pentru o data fixa, iar furnizorul cu pretul cel mai mic iti spune ca el iti poate amenaja standul la o saptamana dupa data evenimentului. Ce o sa faci? O sa astepti dupa el? Cred ca nu…livrarea la un moment précis este mult mai importanta de cat pretul, in acest caz. Iar o alta constatare este ca, cu cat ai mai bine planificate achizitiile, si le faci din timp, cu atat poti beneficia de conditii mai bune decat daca le faci in ultima clipa si esti presat de timp.

4. SERVICII

In goana dupa avantaj competitiv, de concentrare asupra activitatilor de baza, idea ca mai cumperi doar un bun a devenit desueta. De fapt, vorbim de achizitia de bunuri, insotita de o mare componenta de servicii, pre si post vanzare. De la modul in care furnizorii iti raspund la solicitari (de oferte, de interventii de reparatii), la flexibilitatea customizarii pe nevoile tale, la serviciile adiacente produsului pe care ti le ofera (logistica, instalare, mentenanta, raportari, etc), pana la deschiderea catre inovare si idei de imbunatatire, serviciile reprezinta o componenta vitala a pretului, ce nu trebuie ignorata. Astfel, pe langa faptul ca ai o vizibilitate clara asupra costurilor totale, putand astfel sa iti previzionezi corect cheltuielile si bugetul, prin considerarea TCO mai ai o serie de avantaje:

1. Viziunea de ansamblu asupra costurilor  iti ofera un mare avantaj in negociere. Arareori mai este vorba doar de o negociere a marjei de profit.
2. Comparatie echitabila si corecta a furnizorilor.
3. Vizibilitate asupra efortului managementului relatiei cu furnizorii. Cat de usor este sa intretii relatia, sau sa iesi din relatie, sau sa inlocuiesti furnizorul?
4. Diminuare a riscului financiar, operational de imagine.

Numai daca privesti din perspectiva analizarii costurilor, este nevoie sa ai personal instruit in achizitii? Este util sa stii ca ai in firma o persoana specializata in analiza costurilor, in selectia furnizorilor? Crezi ca ti-ar fi util sa stii cum sa organizezi, cum sa evaluezi si s a cresti performanta departamentului de Achizitii? Trimite-mi te rog comentariile tale. Iti voi raspunde cat de repede pot. Cu prietenie, Alina PS daca ti-a placut articolul si il consideri util, trimite-l te rog si cunoscutilor tai. cu cat mai mare este comunitatea, cu atat vom putea beneficia la maxim de avantajele unui Management Strategic al Achizitiilor.