Ti s-a intamplat vreodata sa mergi la supermarket cu o lista e cumparaturi facuta de sotia ta?
Si, dupa o ora de cutreierat prin magazin si inca una de stat la coada, cand in sfarsit de intorci victorios acasa, sa intri direct in “evaluare”?
“- Nu puteai lua si tu un lapte mai bun? Pe bune, cu 3.5% grasime?!! Stii ce pot face astea colesterolului tau? Hai ma…si doar o sticla? Pai pe-asta pana diseara o consumam…Si stii ca cel la cutie e mai bun. Puteai macar sa iei si tu ceva mai de calitate?”
– Dar…mi-ai spus o stica de lapte…, incerci tu sa scapi, cu un efort de a-ti tempera furia; de unde sa stiu ca sticla inseamna de fapt cutie, iar una inseamna ca de fapt ai nevoie de mai multe? Si ce Dumnezeu intelegi prin bun?
– Lasa ca pe-asta il dau la caine si mai bine imi cumpar singura…cade verdictul…
– Dar esti in mijlocul treburilor tale…asa, ca ma duc eu din nou…tu fa ceea ce ai tu de facut; doar spune-mi exact ce ai nevoie! “
Iti suna cat de cat familiar?
Exact asa stau lucrurile si in achizitiile “industriale”, ale corporatiilor: specificatiile incomplete, neclare, ambigue, conduc la pierdere de timp, la frustrari, la neincredere in procesul de achizitii.
Mai mult, achizitia unui produs “gresit” (bun sau serviciu) conduce la pierderi de bani si chiar si costuri din oprirea productiei, in cazul in care inlocuirea lor dureaza.
Si astfel problemele se perpetueaza…
Deci, pentru a achizitiona produsul cel mai bun pentru organizatia ta, trebuie ca nevoia sa fie clar si complet articulata, descrisa, transpusa in specificatii acurate pentru furnizori.
Aceasta este cea mai mare provocare, atat pentru clientul intern cat si pentru Purchasing.
Cum poti face asta?
Déjà am mai abordat subiectul in doua articole anterioare, pe care iti recomand sa le citesti/ recitesti aici:
https://www.purchasingtraining.ro/vreau-calitate-nu-o-competitie-ieftina-preturilor/
https://www.purchasingtraining.ro/vreau-calitate-nu-doar-o-competitie-ieftina-preturilor-beneficiul-intrebarilor/
Totusi, exista un aspect foarte important pe care vreau sa il subliniez: complet, clar, nu inseamna sa ii dai furnizorului exact ceea ce este produsul.
Ci mai degraba sa ii spui ce ai nevoie sa faca produsul sau, cum este cazul de multe ori, o combinatie a acestora doua.
Cand ii spui numai ce este produsul, cum vrei sa fie, si supra detaliezi specificatiile, restrangi foarte mult competitia si posibilitatea de a gasi un produs care sa-ti satisfaca aceleasi nevoi, la un prêt mai bun.
Si risti sa dai cu piciorul la economii semnificative de bani.
Cand insa ii spui furnizorului ce vrei sa faca produsul (deci specificatii functionale), ii dai posibilitatea sa fie creativ si sa vina cu solutii la care nu nu te-ai gandit.
De exemplu, vorbesc de diferenta intre a cere aparat de aer conditionat versus instalatie care sa asigure climatizarea.
Sau imprimante versus servicii complete de imprimare.
Sau flota calculator HP cu specificatiile x, y, z versus PC cu urmatoarele performante: a, b, c…
Iar ca si recomandare, atunci cand nu poti defini, de la inceput, specificatiile, poti face mai intaii o solicitare de informatii (RFI- request for information).
Iar in baza informatiilor primate din piata sa iti re-analizezi nevoile si sa iti structurezi cerintele tale precise (sub forma descriptive si functionala).
Specificatiile functionale, iti ofera totodata si o alta viziune asupra efortului intern, al tau, necesar folosirii acelui produs (bun sau serviciu) si, deci, o alta perspectiva asupra costurilor totale.
- Cate resurse umane interne ai nevoie pentru utilizarea lui?
- Ce nivel de instruire este necesar? Iti ofera furnizorul si training?
- Ai conditiile necesare pentru instalare? Sau sunt necesare investitii suplimentae? Ce costuri ai cu instalarea?
- Ce costuri de service, mentenanta ai?
- Cat te costa consumabilele?
- etc
