In articolul de azi continui cu al treilea pas menit sa faca eficient si efectiv procesul de luare a deciziilor in Purchasing.
Mai exact, evaluarea importantei pe care o are fiecare specificatie, fiecare cerinta, in selectarea ofertelor.
Practic, este vorba despre cat de mult ma ajuta satisfacerea de catre furnizor a unei cerinte sau cat de mult ma impiedica neindeplinirea altei cerinte
Si aseara, cu gandul la articol, dar in acelasi timp cautand si o firma care sa ma ajute cu constructia noului site, am dat, pe unul din site-uri, peste mesajul de mai jos, care parca mi-a ridicat mingea la fileu :
“Dumneavoastra, in calitate de clienti va doriti un produs ieftin, de calitate si realizat rapid. Cu alte cuvinte, Ieftin, Bun si Repede. In realitate insa, puteti sa beneficiati simultan de maximum 2 din cele 3 calitati. Oricare 2 dintre ele o vor exclude pe ce de-a 3-a. Un produs ieftin si bun se poate realiza, dar o sa dureze ceva mai mult timp, unul bun si realizat rapid nu o sa fie prea ieftin, iar unul realizat rapid si ieftin cu siguranta nu o sa fie foarte bun. Daca intalniti o firma care va ofera toate cele 3 caracteristici simultan, sansele sunt mari sa nu fie o firma tocmai serioasa”.
Iar eu vin si te intreb: de ce nu trei din trei?
Chiar nu pot avea cea mai buna oferta?
Cat adevar este in afirmatia de mai sus?
Poate o sa te surprind insa…o doza de adevar este.
Dar si o mare omisiune.
Este adevarat ca deciziile de achizitie rareori se mai iau numai in baza pretului, desi acesta ramane unul dintre cele mai importante componente.
Si ca cea mai buna calitate si cel mai bun termen de livrare sunt criteriile imediat urmatoare.
In plus insa, o componenta aproape de nelipsit din evaluarea ofertelor influenteaza si ea valoarea achizitiei: si ma refer aici la serviciile atasate produsului, la actiunile suplimentare pe care furnizorul le face in plus pentru tine. Cum altfel te serveste…?
Poti sa te gandesti aici la revizii ulterioare gratuite, la mentenata si suport, la publicitate, la activitati de logistica si depozitare etc.
Toate aceste elemente, dupa cum stii déjà, se regasesc in conceptul de Cost Total al Achizitiei (sau al detinerii bunului). Prescurtat si intrat in vocabularul de purchasing drept TCO, de la Total Cost of Ownership.
Si prin acesta as contesta eu anuntul de mai sus, menit cumva sa te descurajeze, ca nu poti avea totul. (pe langa faptul ca nu sunt fan al generalizarilor)
Sigur ca poti avea cea mai buna oferta! Altfel nu ai mai cumpara niciodata nimic.
Sigur ca un furnizor poate avea un termen de livrare mai bun, altul o calitate mai buna, altul pretul cel mai bun. Este logic, depinde de valorile si strategia fiecaruia.
Trebuie sa fi constient de componenta de subiectivitate a calitatii. A acelui “bun” din mesajul de mai sus.
Un lucru nu este bun sau rau prin el insusi!
Este bun sau rau, raportat la
• pe de o parte asteptarile tale, la ceea ce iti doresti si vrei sa obti de la el.
• si pe de alta parte, comparativ cu alte produse similare.
Este bun din ce punct de vedere?
Este bun raportat la ce?
Este bun comparativ cu ce?
Si te intrebi acum, cum poti alege cea mai buna oferta?
Ce este cel mai bun pentru tine?
Cel mai bine pentru tine, este, in primul rand, sa hotarasti ce conteaza cel mai mult pentru tine.
Cum faci asta?
Ai acum o lista de cerinte pentru furnizor si o serie de criteria in baza carora vei analiza si compara ofertele.
Pe modelul TCO, modelul simplist ar arata astfel:
1. PRET
2. LIVRARE
3. CALITATE
4. SERVICII
Tot ce trebuie sa faci in continuare este sa defalci fiecare componenta in sub-elemente specifice achizitiei tale. Pune-le pe hartie, asa cum iti vin in minte (discutand cu clientul tau intern):
1. PRET
1.1 Valoare totala a achizitiei
2. LIVRARE
2.1 Termen de livrare
3. CALITATE
3.1 Calificarea companiei/ furnizorului
3.2 Capacitatea de productie
3.3 Evaluarea mostrei/ demo solutie/
3.4 Capabilitati tehnice
3.5 Capabilitati functionale
3.6 Dotari
3.7 Referinte
3.8 Etc: tot ceea ce este de inters pentru tine si face un produs “bun” pentru tine
4. SERVICII
4.1 Logistica
4.2 Mentenanta si support
4.3 Training
4.4 Reparatii
4.5 Depozitare
4.6 etc
E insa foarte important ca aceste cuvinte sa fie clar definite pentru tine, sa nu fie numai niste concepte oarecare. Sa stii exact la ce te referi.
De exemplu: termen de livrare poate fi interpretat: livrare de la data comenzii (presupunand ca este in stoc) sau termen de productie+ termen de livrare
Depozitare: pastrez un stoc minim, pe care mi-l asum in caz ca nu mai command intreaga cantitate; sau command si platesc intreaga cantitate dar o depozitezz la furnizor in sistem de gestiune etc
Capacitatea de productie: proprie sau capacitatea de intermediere/ subcontractare?
Iar o data ce ai decis asupra criteriilor de evaluare, nu-ti mai ramane de facut decat sa analizezi care este ponderea/greutatea/importanta pe care o aloci tu fiecarui element, ce inseamna pentru tine cea mai buna oferta.
Si o poti face, in primul rand, punandu-ti urmatoarea intrebare: ce imi lipseste cel mai mult?
Iti lipsesc bani? Ai un buget redus?
Sau iti lipseste cel mai mult produsul in sine, ai nevoie de el rapid?
Sau este vital sa ai servicii adiacente pentru ca tu nu ai resurse interne pe care sa le aloci si, in plus, in caz ca ceva nu functioneaza e vital sa fie reparat rapid?
In etapa urmatoare, va trebui sa iei o alta foaie si sa o pui langa lista ta
1. Pe foaia goala scrie acum primul criteriu din lista si pui numarul 1 in dreptul acestuia.
2. Acum incepi sa compari aceast criteriu din foaia 2 cu fiecare criteriu din lista initiala.
Sa zicem ca ai lista asta:
1. Valoare totala a achizitiei
2. Termen de livrare
3. Evaluarea mostrei/ demo solutie/
4. Capabilitati functionale
5. Referinte clienti
6. Reparatii, Mentenanta preventiva, suport
3. Ce vei face acum este sa iei criteriul “valoarea totala a achizitiei” si sa il scrii pe foaia goala, apoi il compari cu “Termen de livrare”, “Capacitatea de productie”, “Evaluarea mostrei/ demo solutie” etc.
4. Il compari sa vezi daca e altul mai important decat “valoarea totala a achizitiei”.
Daca, de exemplu, ajungi sa spui ca criteriul “Capabilitati functionale” ” e mai important decat “valoarea totala a achizitiei”, atunci stergi criteriul “valoarea totala a achizitiei” si pui “Capabilitati functionale” in locul lui la numarul 1.
5. Mergi pana jos pe lista. Daca nu intalnesti alt criteriu mai important decat cel de la numarul 1, atunci inseamna ca exact acela este criteriul cel mai important. Cel care iti dirijeaza decizia de achizitie.
6. In acel moment trebuie sa tai din lista initiala criteriul respectiv, ca sa nu te mai incurce in continuare.
7. Apoi scrie la numarul 2 urmatorul criteriu din lista initiala. Faci exact aceeasi metoda si compari acest criteriu cu toate celelalte din lista initiala pana nu mai apar schimbari si pana ai ajuns la ultima comparatie.
8. Tot asa, pana parcurgi toata lista de criterii.
9. Daca cumva ti se pare dificil sa compari doua criterii, cauza poate fi faptul ca nu ai definit clar ce inseamna pentru tine fiecare dintre ele sau faptul ca iti par importante ambele.
Intreaba-te: daca ar fi sa renunti la unul din ele, la care nu ai putea renunta?. Asa o sa stii care din ele e mai important pentru tine.
10. Iar in final, o data ce ai facut clasificarea, doar aloci fiecarui criteriu o pondere, un procent, stabilind astfel importanta pe care fiecare dintre ele o va avea in evaluare.
Un posibil rezultat final ar arata asa:
50%- Valoare totala a achizitiei `
15%- Capabilitati functionale
10%- Termen de livrare
10%- Evaluarea mostrei/ demo solutie/
10%- Reparatii, Mentenanta preventiva, suport
5%- Referinte clienti
Ai acum o lista de criterii si importanta fiecaruia, elemente in baza carora vei evalua fiecare oferta si pe care iti vei intemeia decizia de achizitie.
Iar oferta care va obtine cel mai bun punctaj va fi cea mai buna oferta pentru tine.
Sper ca exercitiul sa iti fie de folos. Poate parea mai complicat la inceput insa te-as ruga sa incepi sa il faci. Iti va intra in curand in obisnuinta si chiar e mai simplu decat pare la o prima vedere.
Si sunt aici daca ai nevoie de mai multe clarificari.
Cu drag,
Alina
PS modelul se plica perfect si achizitiilor tale personale. Incearca numai sa-l aplici cand vei vrea sa iti cumperi un produs nou si ti-e greu sa te decizi care oferta e mai buna.
PPS si, daca il consideri folositor, m-as bucura sa il distribui si cunostintelor tale.
Alina Ionita