Una dintre marile frustrari la inceputul carierei mele in procurement mi le aduceau acele costuri suplimentare care nu erau mentionate nicaieri in raspunsul la RFP dar care apareau dintr-o data in aproape de semnarea contractului, ca si cum ar fi fost de la sine intelese.
In cazul fericit cand nu apareau direct in factura!
Nu stiu daca iti poti imagina…dupa un proces de selectie ingreunat teribil de lipsa suportului din partea clientilor interni, dupa ce in cele din urma terminam negocierile si reuseam sa evaluam ofertele primite si sa desemnam un castigator, aproape de semnarea contractului furnizorul venea cu niste costuri in plus …dar cu o asemenea nonsalanta ca aproape ca ajungeam sa imi pun sub semnul intrebarii inteligenta.
Iti naruia practic toata munca de evaluare pentru ca in acel moment atitudinea etica fata de toti participantii era sa reevaluezi toate ofertele, sa vezi daca cu acele costuri aditionale respectivul furnizor ar fi ramas in continuare castigator.
Doar ca, pus in fata acelui fapt, logica si principiile de procurement iti spuneau si sa ii intrebi si pe ceilalti furnizori daca acele costuri aduse in discutie de furnizorul x apareau si la ei.
Si uite asa ajungeam sa redeschidem licitatia, sa reluam tot procesul, sa ne certam intre noi cautand vinovatul si sa stau peste program refacand si reanalizand oferte.
Si asta in cazul fericit in care beneficiarul, clientul intern, nu venea cu argumentul lipsei de timp pentru refacerea licitatiei si isi asuma costurile suplimentare. Intamplator, desigur! L
Urmand ca in cateva luni sa vina solicitare de auditare a procesului…datorita reclamatiilor facute de furnizorii necastigatori, pe buna dreptate nemultumiti.
Si in timp, revoltati de lipsa tratamentului egal, refuzau sa mai participe la licitatii…
Refuzau sa mai depuna efort si sa angajeze resurse pentru a trimite oferte stiind ca exista posibilitatea sa piarda nu datorita lor, ci datorita procesului de selectare.
Si dupa un timp nici clientii nu mai erau multumiti cu furnizorul ales si se plangeau de slaba calitate pentru un pret prea mare. Si iti cereau sa faci o alta licitatie..
Si uite asa faceam doua sau trei licitatii pe an pentru aceleasi produse…
Cum sa iti ajuta timpul si sa nu sfarsesti stand peste program zile in sir?
Imi aduc aminte ca la telefonul personal ajunsesem sa raspund cu intrebarea „Este urgent?”.
(dupa un timp i-am instruit sa ma sune de doua ori daca e urgent ca sa nu mai fie nevoie sa raspund 🙁 )
Sigur…intr-un final nu mai sunau de loc 🙁
Dupa un an ajunsesem la 44 de kg pentru ca pauza de masa era o fantezie…
Biroul era casa mea si… casa..un fel de hotel.
In timp am invatat cum sa elimin aceste situatii, printr-o formulare corecta si completa a cererilor de oferta.
Mi-am umplut biblioteca de carti de procurement, de sourcing si am invatat ce tip de cerere de oferta si ce metoda de achizitii sa folosesc pentru a putea sa compar mere- cu- mere si pentru a nu periclita asigurarea cu bunuri si servicii pe perioada licitatiei.
Am inceput sa urmez cursuri de procurement, de negociere, de scriere de specificatii, din USA si UK (la noi neexistand inca nimic asemanator) si am invatat cum sa imi ajut clientii in gandirea strategiei de achizitii, pentru a ma ajuta, astfel, pe mine.
Intorcand-ne acum la studiul de caz cu sacii de plastic,
(proiect care cu ani in urma a generat pierderi majore financiare, operationale si de imagini)
Care este urmatorul pas sigur si gandit strategic pe care il faci dupa stabilirea tipului de produs?
Iti povesteam in mesajul anterior despre Matricea portofoliului de achiziti a lui Peter Kraljic si cat de critic este pentru o companie sa analizeze care este impactul produselor pe care le achizitioneaza atat in profit dar si operational, din punct de vedere al riscului aprovizionarii (daca nu l-ai citit inca, il gasesi aici: insert link).
In cazul sacilor de plastic, impactul in profit era mic, costurile, cheltuiala cu acestea avand o pondere mica in iesirile companiei.
Operational insa…erau vitale, iesirile companiei, serviciile prestate fiind blocate.
Erau produse de tip strangulare, unde focusul trebuie sa fie pe asigurarea continuitatii aprovizionarii si nu pe reducerea preturilor.
Care este deci urmatorul pas strategic pe care il faci dupa stabilirea tipului de produs, atunci cand ai initiativa renegocierii preturilor sau a schimbarii furnizorului?
-
In primul rand verifici termenii contractuali cu furnizorul curent si te asiguri ca nu exista nici un risc al opririi aprovizionarii.
Mai exact ca nu poate inceta unilateral contractul decat poate cu un preaviz suficient de generos pentru a avea timp sa gasesti un nou furnizor; sau ca nu are dreptul opririi livrarilor; ca orice sincopa in asigurarea cu produse este penalizata corespunzator cu marimea potentialului beneficiu.
-
Apoi, verifici care este gradul de multumire fata de modul in care presteaza furnizorul actual. In afara de preturi, au vreun motiv de nemultumire? Sunt dispusi ca in cazul unei licitatii sa schimbe furnizorul?
-
Si in final, in baza raspunsurilor de mai sus, decizi care este tipul de cerere de oferta pe care il folosesti: RFI, RFP sau RFQ?
Le explic pe fiecare mai jos:
RFI – Request For Information
-
Scop: colectarea de informatii despre furnizori si produse;
-
Acest tip de eveniment se face in faza de planificare proiect in care atat beneficiarul cat si achizitorul nu a identificat clar care sunt cerintele, specificatia si conditiile de cumparare.
-
In acest tip de solicitare se va face mentiunea ca nu se va incheia un contract in urma acestui eveniment.
-
Poate fi urmat de un eveniment RFP sau RFQ
-
Nu reprezinta un angajament de achizitie.
RFQ – Request For Quotation
-
Este frecvent utilizat pentru produse si servicii care au specificatiile clar si complet definite.
-
Scopul este acela de a colecta informatii despre preturi si conditiile de livrare.
-
Contractul este acordat pe criteriul celui mai bun pret ofertat.
-
RFP poate fi urmat de negocieri directe sau licitatii.
-
Reprezinta un angajament de achizitie.
RFP – Request For Proposal
-
Este folosit in proiecte complexe, non-standard, cand organizatia solicita propuneri de la furnizori.
-
Scopul este de a colecta informatii despre furnizori, produse si preturi
-
Furnizori furnizeaza propuneri tehnice si comerciale.
-
RFP poate fi urmat de negocieri directe sau licitatii.
-
Reprezinta un angajament de achizitie.
Ce varianta de Rfx ai alege pentru a te asigura daca preturile pe care le ai sunt in piata si in acelasi timp nu periclitezi relatia actuala si continuitatea aprovizionarii?
In cazul proiectului cu saci de plastic, avand in vedere ca scopul era de „obtinerea unor preturi mai bune decat ceea ce avem in prezent” iar performanta furnizorului era una buna, decizia corecta este de a face RFI si ulterior analizata oportunitatea unei cererii de oferta ferma.
Fie sub forma de licitatie, fie sub forma de negociere directa.
Dar aceasta este deja alta discutie, cu care nu vreau sa te incarc acum.
Si uite asa, studiind, testand, aplicand, pe masura ce am intrat mai profund in subtilitatile meseriei si am invatat care sunt convingerile, atitudinea, comportamentul celor care performau in acest domeniu, am ajuns sa apreciez aceasta meserie.
Si sa culeg satisfactia , sa imi dezvolt reputatie si incredere atat cu furnizorii cat si cu clientii.
Am realizat ca nu te poti plictisi in acest domeniu, luand mereu legatura cu proiecte si oameni noi.
Ca pentru cei cu o pasiune pentru descoperire, catre rezolvarea de puzzle-uri, de rebusuri, de crearea de strategii si tactici de actiune este job-ul perfect.
In timp ce exista si multe elemente pe care le poti standardiza si automatiza pentru a nu mai consuma timp si energie cu ele si pentru a-ti dedica intreaga energie …jocului strategic si oamenilor.
In timp, statul peste program a devenit o amintire si pauza de masa un obicei.
Si pasiunea pentru aceasta profesie, pentru potentialul de crestere a profitului pe care il are, pentru parteneriatele cu furnizorii care corect abordate iti pot aduce avantaj competitiv,
s-a transformat in ultimii doi ani intr-o misiune de educare a antreprenorilor si buyerilor,
de dezvaluire a unei alte fete, atitudini fata de procurement,
care sa aduca avantaje tuturor partilor implicate
si sa rupa celebrul lant al disputelor
client intern- procurement- furnizor.
Data viitoare iti voi da o unealta care sa te ajute sa treci pestre tracul unui proiect nou si sa obti maxim de specificatii de la clientul intern, astfel incat sa:
-
obtii cel mai bun raport calitate pret
-
sa faci proiectul in timp record si sa eviti reluarea licitatiilor
