Vorbeam zilele trecute cu un prieten de-al meu, proprietar al unei firme de consultanta.
Inainte sa isi deschida aceasta firma, Adrian a fost director executiv intr-o organizatie mult mai mare, o firma multinationala din domeniul serviciilor. Un strateg foarte bun, cu reale abilitati de dezvoltare a afacerii, un adevarat om de vanzari.
Avand ca si clienti firme foarte mari, din interactiunile cu Departamentele de achizitii, reusise sa isi dezvolte o imagine destul de aproape de realitate asupra profilului profesiei.
Sau, poate mai bine spus, asupra profilului Achizitorului profesionist.
Stand de vorba la o cafea, zilele trecute, imi spunea, surprins: “Mai Alina, eu nu mai inteleg…Merg la un client si vorbesc cu o persoana de la achizitii foarte bine pregatita,care imi cunoaste parca perfect produsul, super tare in negociere. O adevarata placere de a incepe ziua. Si apoi, merg la un alt client, firma tot mare, cu o cifra de afaceri solida si ma intalnesc cu un tip care nici el nu prea stia ce trebuie sa faca in intalnire. Imi spunea ca el se ocupa de mai multe in firma, mai face si comenzi, si facturi, mai da o mana de ajutor si pe tehnic…In afara de a-mi cere un discount nu a putut sustine negocierea. Pe bune, la un anumit moment imi venea sa ma ridic si sa plec, cu riscul de a pierde clientul. Cum Dumnezeu e posibila o asemenea discrepanta?â€
Ascultandu-l, mi-am amintit un articol foarte interesant despre cartile de vizita. Despre cum ar trebui sa arate, ce mesaj sa contina, ce mesaj sa transmita, pentru a fi cat mai memorabile.
Si am realizat in acel moment ca doar actiunile de marketing, sau numai modul in care se prezinta echipa de vanzari nu mai e suficient pentru dezvoltarea afacerii.
Degeaba se chinuie agentii de vanzari sa vanda mai mult cand, dintr-o eroare la celalalt capat al lantului, costurile de achizitie iti diminueaza simtitor profiturile.
Stii vorba aceea: faci bani cand cumperi, ii colectezi cand vinzi!
Adevarul este ca functia de achizitii imbraca inca diverse roluri iar impactul sau in profitabilitate este mai mult sau mai putin semnificativ sau constientizat de catre management.
Astfel, statutul si influenta, respectiv calitatea si valoarea oferite, sunt influentate de pozitia pe care functia de achizitii o are in ierarhia organizatiei.
Si, fara indoiala, si angajatii sunt mai mult sau mai putin bine pregatiti si instruiti pentru a face fata job-ului.
Acesta era si motivul pentru care prietenul meu s-a lovit de doua personaje atat de diferite: in una dintre companii Achizitiile erau reprezentate la nivel de management superior, in cealalta se aflau la nivelul cel mai de jos, avand un rol mai mult administrativ.
Iar pozitia Achizitiilor in organigrama este, potrivit lui Robert M Monczka,R.B. Handfield, L.C. Guinipero si J.L. Patterson, influentata de urmatorii factori:
Istoria, respectiv practicile anterioare. Istoric, Achizitiile au avut o pozitie scazuta, fiind considerate mai mult o functie administrativa. Si, din nefericire, multi prefera sa mentina status-quo-ul decat sa schimbe ceva L.
Tipul industriei: unele industrii nu sunt dependente de surse stabile de produse precum altele (o firma de consultanta, de exemplu, nu are nevoie de o functie de achizitii sofisticata precum un producator Just-in –time).
Valoarea totala a materialelor cumparate: in multe organizatii manufacuriere, 70-80% din costurile operationale sunt atribuite achizitiilor de materiale, in timp ce in sectorul tertiar (de servicii) materialele contribuie cu cel mult 10% in costurile operationale. Deci, valoarea si efortul achizitiilor impacteaza direct importanta si statutul sau. In plus, o valoare pecialist mare atrage automat si riscuri mai mari, riscuri ce pot fi eliminate sau diminuate printr-o corecta si eficienta exercitare a functiei de achizitii
Tipul materialelor: atunci cand produsele achizitionate sunt mai specializate sau mai complicate, functia de Achizitii capata o importanta mai mare.
Ponderea in costul produsului reprezentata de produsele achizitionate. Michael Porter sugereaza ca in eventualitatea declansarii unui razboi al preturilor, o companie care are costuri de productie scazute va reusi sa mentina o rata de profit, chiar daca mai scazuta, in timp ce competitia va intra pe pierdere. Cu cat produsele achizitionate au o pondere mai mare in costul produsului, cu atat Achizitiile castiga mai multa atentie.
Disponibilitatea produselor: In situatia in care exista o abundenta a produselor pe piata, cumparatorul are o parghie de negociere importanta. Nu acelasi lucru este vlabil atunci cand disponibilitatea produselor este redusa sau chiar fiind in situatia de monopol – specialisti in negociere si managementul furnizorului sunt in acest caz necesari, achizitori specializati in cercetarea de piata si dezvoltarea de strategii de de achizitii.
Bine, imi vei spune, si daca asa stau lucrurile, ce pot face eu?
Sunt constient de impactul pe care Achizitiile il au in profit, fie ca e vorba de influenta a costurilor, fie ca e vorba de calitate si chiar daca ma gandesc ca este o carte de vizita a companiei.
Dar daca totusi nu cheltui atat de mult cu furnizorii iar ponderea produselor achizitionate in costul total al produsului este mica?
Cum sa “vand†managementului nevoia de a avea personal specializat in achizitii si sa ii conving, pe ei si pe restul departamentelor, ca Achizitiile merita o pozitie cat mai sus in organizatie? Chiar si numai reprezentata de un singur om?
Doar nu o sa schimb eu acum structura companiei sau industria si piata in care actioneaza…
Un mare om pe nume Gandhi a spus o mare vorba: “Our greatness lies not so much in being able to remake the world as being able to remake ourselves.â€
(Maretia noastra nu consta atat de mult in abilitatea de a schimba lumea, cat in a fi capabili sa ne schimbam pe noi).
Chiar si dintr-o pozitie mai joasa in organizatie, poti face cativa pasi, simpli, pentru a schimba perceptia si creste importanta si statutul Achizitiilor.
Nu trebuie reinventata roata, si numai copiate modele de la expertii din marketing.
Unul dintre acesta fiind modelul ierarhiei efectelor, a lui Clow si Baack, care afirma ca sunt 6 pasi care trebuie parcursi pentru a face o vanzare:
1. Constientizare
2. Cunoastere
3. Placere
4. Preferinta
5. Convingere
6. Vanzare
Mai exact, mai intai trebuie sa ii faci pe ceilalti sa constientizeze, sa afle de existenta achizitiilor. Mergi unde merge audienta ta, intelege de unde isi iau informatiile si fii prezent in acea arena :). Sa stie ca existi!
Apoi, spune-le in ce consta munca ta. Care este rolul tau? Fa-i sa stie, sa cunoasca despre ce inseamna Achizitii. Mai exact, ar trebui sa faci o paralela cu achizitiile in cat mai multe discutii J. Si cu cat pasiunea e mai mare, cu atat iti va fi mai usor!
Va trebui pe urma sa le dai motive sa “cumpere de la tineâ€. Sa le arati ce poti oferi in plus si ce avantaje le aduce modelul. Si va trebui sa comunici aceste avantaje, sa le vorbesti in termeni de beneficii. Sa ii faci sa te placa.
Iar, pentru a prefera sa “cumpere†de la tine, fii sigur ca asteapta garantii, promptitudine, si servicii post vanzare. Impacheteaza “oferta†ta astfel incat sa cuprinzi si aceste bonusuri!
Si vor fi convinsi de propunerea ta atunci cand atingi punctul sensibil, respectiv impactul in avantajul competitiv. Fiecare organizatie are o declaratie de valoare catre clientii sai. Poate fi pretul, diferentierea sau oferirea unor produse unicat. Gaseste deci o cale sa vorbesti in termeni de impact in cresterea avantajului competitiv!
Deal!
Este datoria noastra, ca indivizi, daca vrem sa avem succes si sa evoluam, sa intelegem sa suntem limitati la experientele pe care le avem. Si, daca refuzi experientele refuzi si sansa de a fi, zi de zi, o versiune mai buna a ta.
Valabil si in cazul organizatiilor!
Mi-ar placea sa aflu parerea ta, experientele tale. Si, daca pot ajuta, daca iti pot usura munca, sunt aici.
Cu prietenie,
Alina
PS am vazut modelul aplicat perfect de un fost coleg de-al meu, jurist in firma in care am lucrat mai de mult. A inceput ca un simplu jurist, in cadrul departamentului Purchasing si chiar ne ajuta mult cu contractele. Apoi, usor- usor a inceput sa se expuna si in alte cercuri, sa isi promoveze valoarea pe care ar avea-o si pentru alte departamente. Vorbea despre asta la fiecare cafea, la fiecare masa sau iesire in oras. Lumea a inceput sa stie de el. I-a ajutat apoi si pe altii cu consultanta, le-a oferit motive pentru care ar putea sa se ocupe el mai bine de o parte din sarcinile lor. Si fara sa stim cand a si-a primit department propriu, cu birou si responsabilitati specifice. Adjudecat!
