Garderoba lui Einstein sau diversitate?

Este vara si, desi prinsa intre doua job-uri, ma simt totusi ca in vacanta! Am dus copii la bunici si asta déjà echivaleaza, cumva, ca un job part time. Cine are doi copii mici, stie despre ce vorbesc  :). Un pic mai dificil este totusi sa vin in Bucuresti luni dimineata, direct la serviciu. Insa nu as spune totusi ca este un disconfort foarte mare. Totusi, nu de aceeasi parere este si o prietena de-a mea, care mi-a spus ca ea sub nici o forma nu ar putea face acest lucru! Datorita unui motiv aparent banal: in fiecare dimineata pierde cel putin o ora hotarandu-se cu ce se va imbraca in acea zi! Sa vina din provincie la Bucuresti, direct la munca ar insemna sa plece cu jumatate de garderoba dupa ea. Iar eu, bineinteles, ma gandeam…”Doamne, cata risipa de energie! Nu facea mai bine Einstein, ca avea toate costumele la fel?”  Si totusi, femeia din mine isi spunea ca nici chiar ca Einstein nu ar proceda…faptul ca ma decid repede nu anuleaza faptul ca si mie imi place diversitatea vestimentara :). Moment in care nu m-am putut opri sa ma intreb: • Care sunt avantajele standardizarii produselor achizitionate si folosirii unui numar limitat de modele? • Cand este oportun sa achizitionam produse standard si cand unele unicat? • Care sunt avantajele standardizarii? • De unde vin banii cand achizitionam produse standard? Exista o poveste despre Albert Einstein, ca intreaga sa garderoba era formata din cinci costume identice. Intrebat despre motivul din spate, Einstein ar fi raspuns: “Astfel nu imi consum energie mentala in fiecare dimineata, intrebandu-ma ce costum de haine o sa port”. In acele timpuri, afirmatia lui Einstein era cel putin ciudata. Acum insa se stie ca desi reprezinta doar 2% din masa noastra corporala, creierul consuma 20% din cantitatea de energie pe care o produce organismul, adica de 10 ori mai mult decat orice alt organ. Asa ca, zeci de ani mai tarziu, ii regasim pe Steve Jobs si Barack Obama procedand la fel. Jobs, pe langa leadership-ul vizionar si spiritual inovator, era cunoscut si dupa nelipsita “uniforma” formata din helanca neagra, blugi si tenisi. Presedintele Obama, totodata are si el o abordare similara: “trebuie sa elimini din viata de zi cu zi problemele care iti absorb cea mai insemnata parte a zilei. Veti vedea ca eu port numai costume gri sau albastre. Astfel, incerc sa reduc numarul de decizii pe care le iau. Nu vreau sa iau decizii despre ce mananc sau cu ce ma imbrac pentru ca mult prea multe alte decizii de luat. Iar cercetarile arata ca simplul act al luarii unei decizii iti degradeaza abilitatea de a lua decizii ulterioare.” Sigur, imi vei spune: “…si atunci cum stau lucrurile cu Grace Kelly, Jackie Kennedy si…alte figure reprezentative ale elegantei feminine? Chiar le vezi pe Tyra Banks, Kate Moss etc purtand aceeasi tinuta in fiecare zi? Sa fim seriosi, nici eu nu as face acest lucru!” Care este adevarul? Cine are dreptate? Ce face diferenta in atitudinea acestor doua grupuri aflate la poluri opuse? Diferenta vine din rolul pe care garderoba lor il are in ceea ce fac, in sustinerea identitatii lor. Masura in care aceasta raspunde credintelor lor. Gradul in care stilul ii ajuta sa isi indeplineasca obiectivele. Si masura in care raspund, prin varietate, preferintelor consumatorilor sai! Si devine evident ca pentru a fi echilibrat, multumit, trebuie sa aloci cea mai mare energie obiectivului tau principal, lucrului care este cel mai important pentru tine. Altfel, risipind energia pe lucruri marunte, lipsite de importanta fata de accea ce vrei tu cu adevarat sa faci, te trezesti la sfarsitul zilei epuizat si frustrat si ti se pare ca nu ai facut nimic toata ziua. Pentru Einstein, Obama si Jobs (si multi altii, femei si barbati deopotriva), ceea ce poarta nu le serveste cu nimic obiectivului lor. Ei au alta misiune (cercetare, decizii strategice, inovatie etc) si pentru indeplinirea ei isi limiteaza “pierderile de energie” care nu le sustin. Pentru Moss, Kelly si multi altii, vestimentatia este practic business-ul lor in care trebuie sa investeasca atat de multa energie pe care ceilalti o directioneaza pentru cercetare, invovatie etc…. Acelasi lucru se intampla si in cazul organizatiilor, unde se pune aceeasi problema a standardizarii, a reducerii varietatii produselor achizitionate (materii prime, material, produse finale etc) versus diversitate. Doar ca in loc de energia consumata vorbim acum de…bani. In fond, ei sunt energia, “sangele care iriga sistemul economic”, nu-i asa? Si intrebarea care se pune este “catre ce ii directionam si din ce pozitie ne ajuta cel mai mult in atingerea obiectivelor?” Stiu, te intrebi probabil: si care este problema existentei unei varietati mari de materiale?

• Problema principala este ca ajungi sa detii stocuri mai mari decat este nevoie, stocuri care atrag costuri suplimentare de administrare si gestionare. Costurile efective ale detinerii de stocuri, despre care am mai scris in articolul “Time is Money!”
• Totodata, vei avea costuri suplimentare (bani si timp) cu administrarea furnizorilor, a comenzilor si a facturilor pe care trebuie sa le platesti.
• Apoi, pierzi mai mult timp cu verificarea calitatii materialelor achizitionate iar in cazul productiei apare si riscul unei calitati reduse datorita varietatii mari de materiale folosite.
• Si, evident, daca cumperi mai multe tipuri din produse similare, vei achizitiona volume mai mici din fiecare si astfel pierzi posibilitatea obtinerii unui discount mai mare, asociat unei cantitati achizitionate mai mari.

In teorie, varietatea mare de materiale similare este cunoscuta sub numele de proliferarea stocurilor si reprezinta tendinta companiilor de a duplica sau tripa etc tipurile de produse similare existente in stoc. Cum ar fi: cinci tipuri de suruburi cu aceeasi functionalitate, 3 tipuri de pixuri cu pasta albastra, 5 modele de calculatoare, mobilier diferit in fiecare birou sau o flota auto pestrita, cu autovehicule de la toate brandurile posibile etc. Sincer, am vazut intr-o sala de sedinte 4 tipuri diferite de scaune! Si nu era o camera gen Google, destinata creativitatii… Este ca si cum tu, acasa, ti-ai cumpara cinci tipuri diferite de detergent de rufe. Imagineaza-ti ca trebuie sa depozitezi cele cinci cutii. Asta ce presupune? In primul rand, sa ai unde sa le depozitezi.  Daca nu ai unde, va trebui sa cumperi un dulap, o boxa… Apoi, sa urmaresti la fiecare “consumul” sa stii cand sa cumperi altele. Organizatiile, care cumpara in cantitati mari, verifica si cantitatea livrata si calitatea. Blochezi mai multi bani tinand detergentul in dulap cand ai putea sa ii tii la banca sau sa faci altceva cu ei. Sau sa nu imprumuti alt bani. In plus, pierzi si discount-ul de volum care se acorda la cantitati mai mari cumparate. Si acum imagineaza-ti ca nu gasesti toate tipurile intr-un singur loc, trebuie sa merg la vreo trei magazine (cum se intampla, de multe ori in cazul organizatiilor). Trei drumuri la magazin, stat de trei ori la coada, discutii cu trei furnizori in caz de probleme… Asta se intampla si in cazul organizatiilor, insa la o scara mult mai mare. Ok, si cum ajung organizatiile sa aibe o varietate mare de produse similare? 1. In primul rand, datorita preferintei utilizatorului. Asta e, fiecare avem gusturi diferite si idei diferite despre ce e bine si frumos. Si, daca nimeni nu impune un standard si se accepta preferinta fiecarui utilizator, apare imediat si varietatea de materiale, cu stocurile aferente. 2. In al doilea rand si strans legat de primul, este rezistenta la schimbare: “Folosesc acest produs de 10 ani si nu am avut probleme. De ce sa il schimb acum?” Si, cu cat este mai vechi sau mai influent angajatul, cu atat se va produce mai greu schimbarea. 3. Apare apoi motivatia tehnologica: asta este, materiale si produse noi, mai bune, au aparut pe piata si sunt achizitionate inainte ca cele vechi sa fie consumate. 4. Si, similar cu preferinta utilizatorului, o alta cauza a cresterii varietatii de produse cu functionalitati identice este rotirea/ schimbarea personalului. In cele mai multe cazuri angajatii noi vin cu preferinte déjà formate in comapniile in care au lucrat in trecut si vor vrea sa mearga in continuare pe aceleasi produse. Sau, chiara daca accepta produsele existente, posibil sa vrea sa cumpere de la acelasi furnizor care le furniza si in trecut. 5. Un alt motiv, este, bineinteles, lipsa unei politici de reducere a varietatii produselor si lipsa unei viziuni unitare la nivel de companie si departamente. Nu o sa spun acum ca diversitatea nu este benefica. Din contra, sunt situatii (in care se regasesc probabil majoritatea companiilor) in care varietatea produselor, diversitatea si unicitatea sunt chiar necesare, la un anumit nivel. Si le putem grupa in doua mari categorii: 1. Atunci cand diversitatea vine in intampinarea preferintelor si nevoilor consumatorilor, care se schimba rapid, si trebuie sa tii pasul cu ele. De la modificari de culoare, de functionalitati, de dotari pana la oferirea de tipuri diferite de ambalare si alocarea de servicii aditionale. 2. Si atunci cand acesta este mesajul pe care vrei sa il transmiti, cand diversitatea este una din valorile tale si genereaza avantaj competitiv. Cum este de exemplu cazul companiilor care ofera produse unicat, personalizate fiecarui client in parte etc. Cand pui prêt pe creativitate si unicitate. Dar chiar si in aceste situatii, standardizarea este posibila pana la un anumit stadiu al productiei produsului sau pentru produsele care nu au impact direct in productia produsului respectiv (si aici se regasesc cu preponderenta bunurile si serviciile indirecte, cum ar fi scaunele acelea din sala de sedinta 🙂 ) Si diminuarea proliferarii stocurilor se poate face actionand in cele doua directii principale: 1. Standardizarea, mai exact folosirea standardelor, a unor niveluri minime de performanta si calitate a bunurilor si optional conditiile de operare intr-un anumit mediu. 2. Reducerea varietatii, adica reducerea sistematica a gamei de produse folosite, stocate, cumparate sau fabricate. urmand cativa pasi simpli: 1. Examinarea listei produselor de stoc pentru a determina scopul caruia fiecarui produs ii este destinat (la se foloseste produsul?) 2. Determinarea produselor care au caracteristici similare 3. Dintre acestea, se decide care produse pot fi substitute pentru celelalte 4. Identificarea produselor esentiale 5. Determinarea produselor care pot fi eliminate 6. Elaborarea de specificatii pentru lista restransa de produse care vor ramane in stoc Merita efortul, ma vei intreba? La nivel individual, poti sesiza o economie de timp cu “gestionarea” unui singur tip de detergent in loc de cinci . Pe care il poti folosi facand altceva, ce este important pentru tine. Depinde de obiectivele tale. Pe de alta parte, sigur vei simti economiile pe care le faci. La nivel organizational, standardizarea si reducerea varietatii atrag cateva avantaje evidente: • Reducerea pretului de achizitie, datorita economiei de scala si cresterii business-ului cu un singur furnizor • Calitatea este mai usor de monitorizat si astfel scade probabilitatea aparitiei defectelor in fabricatie • Simplificarea si rapiditatea procesarii comenzilor • Usurarea comunicarii si reducerea riscului aparitiei neintelegerilor si disputelor cu furnizorii • Specificatii mai clare • Comparatii acurate a ofertelor, cand toti furnizorii oferteaza pentru acelasi produs • Eficienta mai mare deoarece folosirea unor standarde asigura compatibilitatea cu alte produse • Reducerea costurilor cu instruirea personalului • Reducerea costurilor aferente depozitarii si gestionarii • Reducerea barierelor de comert, prin folosirea standardelor. Sigur, succesul proiectului depide enorm de sustinerea managementului superior, de comunicarea dintre membrii echipei si ar trebui sa se finalizeze cu elaborarea unor proceduri si reguli clare de inlocuire a produselor vechi si de adaugare de noi tipuri de produse in stoc. Dar, avantajele aduse de agregarea cheltuielilor numai pe cateva tipuri de produse, volumele marite si cresterea interactiunilor cu un numar redus de furnizori, cresterea calitatii si reducerea probabilitatii defectelor, ar trebui sa fie argumente suficiente pentru tratarea cu interes a acestui subiect. Si eu sunt aici, daca doresti sa discutam mai in detaliu. Iar daca gasesti valoarea adaugata in articol, lasa-mi te rog un comentariu pe site despre cum vezi tu lucrurile, ce se aplica mia mult in cazul tau: standardizare sau diversificare? Iti multumesc ca esti alaturi de mine la fiecare articol si astept cu drag sa ma ajuti sa imbunatatim articolul cu experientele tale. Cu prietenie, Alina PS m-as bucura sa il trimiti si prietenilor tai daca il gasesti util. Am nevoie de sprijinul tau pentru a face ca aceasta comunitate sa creasca si, o data cu ea si influenta Achizitiilor. Multumesc mult.