Time is Money!

La sfarsitul anului trecut am facut un mic sondaj printre colegii si prietenii mei, buyeri in diferite organizatii. In timp ce lucram la obiectivele pentru 2014, am vrut sa stiu si parerea lor privind cele mai mari doua provocari, ce ar fi mai bine daca ar avea mai mult. Iar cele mai mari doua probleme identificate au fost…. TIMPUL SI BANII! Personal, le-ar fi mai bine daca ar avea mai multi bani si mai mult timp liber. Timp sa dai, deci, banilor valoare de intrebuintare, mai exact sa iti satisfaci, prin intermediul lor, cat mai multe nevoi (iti amintesti de piramida nevoilor a lui Maslow). Profesional, din postura de buyeri, le-ar fi mai bine daca ar fi mai multi bani (cred ca te confrunti si tu cu presiunea reducerii costurilor) si mai mult timp pentru negociere, pentru a se gandi la strategia proiectului, pentru a dezvolta relatiile cu furnizorii. Majoritatea prietenilor si cunostintelor mele, aflati fie in pozitie de buyeri, de vanzatori, sau in diverse functii in organizatie mi spun acelasi lucru: companiile pun o presiune imensa pe renegocierea contractelor cu furnizorii, pentru reducerea preturilor. Cat mai rapid! In acest context citesc ieri declaratia Paulei Gilbert, fost CEO al CIPS (Chartered Institute of Purchasing and Supply): “Procurement-ul trebuie sa vina cu mai mult decat reducerea preturilor pentru a-si demonstra valoarea”. Ce usor e de spus, vei spune…daca doar as avea timp! Timpul si banii, mana in mana, nedespartiti ca niste siamezi. Dam timpul pentru bani si banii pentru timpul altor oamenii. Si mi-am adus aminte de faimoasa expresie “Timpul inseamna bani!” , spusa de catre Benjamin Franklin, in urma cu 3 secole, in “Advice to a young trademan, written by an old one”. Iar intrebarea fireasca, spontana, care mi-a venit in minte a fost: cum pot face bani din TIMP, adica utilizand timpul ca pe resursa? Cum castiga Purchasing-ul mai multi bani pentru organizatia sa, facand uz de TIMP, si fara a pune complet talpa pe gatul furnizorilor, tragand frenetic de preturi ? Culmea, ca nu m-am gandit niciodata la timp din aceasta perspectiva, de resursa. Normal, stiam si foloseam expresia “timpul inseamna bani” dar mai mult ma concentram pe idea de a nu-l irosi, decat de a-l folosi. Stii cum se spune, ca “nu raspunsul este cel care imbogateste, ci intrebarea?” Asa mi s-a intamplat si mie: o data ce am pus intrebarea corecta, raspunsurile au inceput sa curga. Am mers inapoi, pe fir, la piramida responsabilitatilor Purchasing-ului si, cu intrebarea corecta in minte- cum obtinem bani folosind timpul?- am identificat mai multe moduri in care putem folosi timpul in folosul nostru, pentru a castiga bani din lantul de aprovizionare. Si fara a spori presiunea asupra preturilor. Azi ma opresc la primul dintre ele, legat de responsabilitatea Purchasing-ului de la baza piramidei, respectiv la sarcina de a asigura organizatiei bunuri si servicii, ca timpul si locul potrivit. Cei 5 R, iti amintesti? Azi iti voi spune numai despre cum sa faci bani folosind tehnica Just In Time (JIT). JIT este considerat de foarte multi drept o metoda de reducere a stocurilor. Este insa o viziune minimalista. De fapt, este mult mai mult. Viziunea completa este ca JIT este un concept de management ce are drept scop reducerea pierderilor si cresterea productivitatii. Eu, ii atribui insa si un al treilea sens, economic insa un pic mai …uman. Iti voi spune la sfarsit despre ce e vorba. JIT se refera practic la un sistem in care produsele nu sunt fabricate inainte ca produsul final sa fie comandat si platit! Materiile prime, materialele, subansamblele necesare productiei sunt livrate de catre furnizori chiar la timp-ul la care ar trebui sa intre in faza respectiva de productie. Ideea de baza a JIT este, intr-adevar, ca stocurile sunt nefaste. Dar nu numai datorita costurilor detinerii lor, despre care o sa iti spun putin mai tarziu, ci datorita efectelor pe care “abundenta stocurilor” le genereaza: 1. ascund probleme de calitate 2. ascund ineficientele din productie si problemele de productivitate 3. adauga costuri inutile la costurile operationale Sustinatorii JIT spun, practic, ca o politica de stocare excesiva, incurajeaza mediocritatea si delasarea. Furnizorii nu ti-au livrat marfa de calitate? Nu-i nimic, mai am destul in stoc. Ai dat gres cu productia? Nu-i nimic, mai avem in stoc produse in curs de executie cu care sa le inlocuim… Si ineficientele se propaga astfel de-a lungul intregului lant de aprovizionare. Asa ca JIT si-a propus sa aloce fiecarei unitati de productie exact cantitatea de materiale necesara productiei in acea faza, si exact in momentul in care se incepe productia. Avand stocuri minime la indemana pentru a acoperi problemele de calitate, focusul va fi spre o calitate sporita a materialelor achizitionate si spre o calitate si productivitate sporita a muncii. Cum s-a ajuns la aceasta idée? Stii probabil déjà ca sustin teoria “nimic nou sub soare”, sau cea asiatica, care spune ca toate progresele omenirii au aparut prin studierea si copierea naturii. Pana si Newton a facut acelasi lucru cand a descoperit legea gravitatiei…Arhimede si Einstein la fel. Tot asa s-a intamplat si cu conceptul de Just –In-Time. Ce stie toata lumea este ca filosofia JIT a fost rafinata si dezvoltata in ultimele decenii in Japonia, tara preocupata, dupa cel de-al doilea Razboi Mondial, de sporirea competitivitatii sale. Ce este mai putin cunoscut este faptul ca acest concept a fost initial implementat de Henry Ford, prin faimoasa linie de asamblare de la Ford Motors. Provenind dintr-o zona rurala, de langa Detroit, Ford era la curent cu practicile din comunitatea rurala, unde bunurile erau produse si consumate pe masura ce era nevoie de ele. Ajustarea productiei cu cererea era o practica uzuala. Si este exact ceea ce a facut Ford cu celebra linie de asamblare de la Ford Motors care l-a facut faimos in intreaga lume. Conceptul a fost apoi completat de filosofia japoneza, a lui Kiichiro Toyoda, fondatorul Toyota, care a cautat o metoda prin care sa se elimine pierderile iar calitatea sa fie imbunatatita. Si se spune ca inspiratia a aparut dupa vizitarea supermarketurilor americane, in care clientii isi puteau lua de pe raft bunurile necesare, atunci cand aveau nevoie de ele, beneficiind, in plus, de avantajul unor preturi foarte mici. Bun, si unde sunt banii? Banii sunt, practic, aruncati la gunoi. Sau sunt “salvati”, printr-o politica de stocare Just In Time. Caci depozitarea excesiva, dincolo de incurajarea mediocritatii, mai ascunde si o serie de probleme, generatoare de costuri. In primul rand, apar problemele defectarii si deteriorarii materialelor, care, daca nu sunt manipulate correct, sau daca nu sunt depozitate in conditii potrivite, se deterioreaza si nu mai pot fi folosite. Va trebui atunci fie sa le arunci, fie sa le recuperezi cumva, ca si rebuturi, dar impactul in cost ramane totusi. Apoi, daca stau prea mult in stoc, isi pierd valoarea: pe de o partea pentru ca devin depasite, nu mai sunt cerute de consumatori (de exemplu moda sau saniile in timpul verii). Pe de alta parte, produsele nu mai sunt cerute datorita progresului tehnologic: versiuni noi fac produsul existent in stoc neatractiv, nedorit, chiar de nefolosit. Cu alte cuvinte, arunci bani la gunoi! In al doilea rand, pierzi bani datorita furturilor si fraudelor. Cu cata incredere am eu in oameni si ii consider pe toti buni si perfecti, nu pot ignora faptele si rezultatele a nenumarate studii: stocurile mari permit ascunderea furturilor si fraudelor, comise, in majoritatea cazurilor, de catre angajati. Si, bineinteles, mai este vesnica problema a bunurilor extrem de atractive pentru hotii din exterior. Care, tot dovedit este, daca si le doresc, gasesc o cale sa le aibe, pana la urma. Acestea sunt, de obicei, produsele de utilitate mare, usor vandabile. Iar ambele situatii, din nou, pierzi bani. In al treilea rand, detinerea si folosirea depozitului in sine iti scot bani din buzunar. O sa ai costuri cu chiria depozitului, cu asigurarea marfurilor, cu salariile personalului; costuri cu echipamentele necesare manipularii materialelor, costuri cu mentenanta cladirilor, cu utilitatile si tot asa… Si chiar si acestea nu sunt insa cele mai mari costuri. Costul cel mai mare este dat de valoarea marfurilor din stoc, care, pe de o parte iti afecteaza rezultatul financiar: ele intra pe contul de cheltuieli si afecteaza profitul. Iar pe de alta parte, iti afecteaza lichiditatea firmei, fiind bani blocati, neproductivi. Imagineaza-ti numai daca ai tine acesti bani intr-un depozit bancar, de unde ai putea lua dobanda! Atunci aceeasi bani ar fi productivi, ar face alti bani! Tinandu-i insa in stoc, iti limitezi si posibilitatea de a cumpara alte echipamente care ar putea spori productia, profitabilitatea. Si ajungi astfel sa te imprumuti pentru a face rost de bani pentru investitii, adaugand astfel, la costurile déjà existente, si costurile dobanzilor. Stocurile excesive sunt exact ca o persoana obeza. Este bine stiut, de catre toti medicii, ca obezitatea este, de fapt, o problema generata de lipsa de siguranta. Atunci cand omul nu se simte in siguranta, fizic sau emotional, incepe sa acumuleze grasimi, straturi dupa straturi, pentru a se apara. Iar organismul inceteaza sa mai produca energie, ba din contra, consuma mai multa energie pentru procesarea lor sau pentru a sustine functionarea organelor agresate de excesul de greutate sau elemene nocive. De ce iti spun toate acestea? Pentru ca efectul principal al filosofiei Just In Time a fost transferarea responsabilitatii pentru calitatea materiilor prime si materialelor dinspre Productie catre Purchasing. Un alt efect, este inceperea achizitionarii de subansamble in locul materiilor prime si concentrarea asupra activitatilor de baza, externalizand tot ce nu aduce avantaj competitiv. Creste responsabilitatea buyerilor pentru selectarea furnizorilor, managementul si controlul performantei furnizorilor. Se face deci schimbarea dintr-o munca de rutina a buyerilor intr-una mai profesionista, cu abilitati manageriale. Sunt doi factori principali care asigura succesul JIT: 1. Primul vine dinspre Productie si Operatiuni, care trebuie sa fie capabile sa reduca operatiunile de productie la un numar relativ mic, sa asigure o cerere de produse predictibila si sa genereze solicitarile cu acuratete. De asemenea, existenta unui proces statistic de control atat la furnizor cat si la comparator permite desfasurarea usoara, fluida, a proceselor. 2. Al doilea factor, ii este atribuit Purchasing-ului, care trebuie sa fie capabil sa reduca la minim timpul de aprovizionare, sa achizitioneze marfa de calitate si sa elimine sincopele in aprovizionare. Trebuie deci sa depuna un efort considerabil de educare a furnizorilor, care trebuie sa fie flexibili si capabili sa se adapteze cerintelor clientilor. Succesul JIT depinde deci, intr-un grad major, si de cat de bine isi face Purchasing-ul treaba in selectarea furizorilor, ceea ce devine usor daca folosesti cateva strategii de baza: 1. dezvolti si implementezi un plan de reducere a numarului de furnizori; 2. dezvolti si implementezi proceduri de selectare a furnizorilor care sa genereze un portofoliu de furnizori capabili, demni de incredere; 3. folosesti specificatii de performanta, mai degraba decat descriptive, care sa lase loc furnizorilor sa fie descriptivi; 4. folosesti contracte pe termen lung ca si incentive pentru furnizori; 5. reduci la minim birocratia si timpul de comanda, prin implementarea unei tehnologii adecvate; 6. dezvolti fata de furnizori o atitudine colaborativa, orientata spre gasirea de solutii. Desi calificarea si evaluarea furnizorilor si insusi conceptul JIT este unul consumator de timp, avantajele sunt imense:  costurile sunt reduse  eficienta este sporita  creste profitabilitatea  sunt eliminate pierderile generate de depozitare, de materii prime si produse defecte, de procesare, de perioadele de stationare ale masinilor, de tehnici gresite de lucru  elimina blocarea banilor in stocuri, permitandu-le sa circule, sa isi indeplineasca functia de baza de mijloc de schimb. Sumarizand, principiul de baza al JIT este simplificarea si folosirea resurselor minime pentru obtine procese mai eficiente. Conceptul JIT sustine ca excesul de orice fel mascheaza probleme precum calitate slaba a materiilor prime si materialelor, furnizori nedemni de incredere, defecte in echipamente si operatiuni etc. Iar eliminarea exceselor conduce la eliminarea problemelor. Mai mult decat atat, principiile JIT introduc respect fata de oameni la toate nivelurile, de la angajati, la clienti, furnizori si management. Succesul acestuia depinde de identificarea cu nevoile clientilor si intentia de a le indeplini in cel mai eficient mod posibil. Nu stiu cum am reusit din nou si am scris mai mult decat imi propusesem initial! Ceea ce nu este o problema, daca te ajuta. Asa ca astept feedback-ul tau, fie ca este vorba despre forma sau continutul articolului. Numai prin feedback ne putem imbunatati si spori valoarea. Multumesc ca esti alaturi de mine. Cu prietenie, Alina PS chiar m-a r interesa sa stiu parerea ta despre complexitatea articolelor. Simti cumva nevoia sa le simplific? Iti este usor sa le urmaresti, sa reflectezi asupra lor? Merci .