Integrarea obiectivelor-cum sa nu traga unul hais si unul cea

Stabilirea de obiective are o serie de avantaje pentru organizatie, am clarificat déjà acest lucru. Recunosc, nu sunt nici eu inca “expert” in obiective, insa ce am invata in ultimii ani, pe pielea mea, este ca:

1. ce stiam pana acum despre obiective este egal cu zero; nici una din scolile urmate nu m-au invatat nimic despre cum sa iti setezi si sa iti urmaresti obiectivele
2. este ca este dificil, chiar imposibil sa reusesti sa iti menti energia si entuziasmul, dorinta de a progresa, daca te rezumi la obiectivele operationale, la planuri. Din acest motiv esueaza cei mai multi.

Suntem fiinte emotionale si actionam datorita emotiilor pe care indeplinirea unei dorinte ni le genereaza. Iar daca ignori obiectivele personale, vei fi frustrat si indiferent si fata de cele profesionale, de la locul de munca. Pentru ca serviciul pe care il ai este doar un mijloc de satisfacere a obiectivelor personale. Nu te amagi ca nu  este asa! Ambraham Maslow, celebrul psiholog, a clasificat nevoile umane in cinci categorii, prin celebra piramida a nevoilor umane: nevoi fiziologice; nevoia de securitate, nevoia sociala, de apartenenta, de acceptare; nevoia de stima, statut, respect; nevoia de autorealizare, de dezvoltare.  Deci, mergi la serviciu pentru a-ti satisface una sau mai multe din aceste nevoi, obiective personale. Si nu e, neaparat, nimic rau in asta. Altfel, nu ai mai merge la serviciu si ai face cu totul altceva. Si nu e nimic rau nici in asta. Si eu cred ca performanta la locul de munca, conduce la un progres in indeplinirea obiectivelor  personale si vice versa. Daca nu se intampla asa, este pentru ca acestea nu sunt corect aliniate sau nu sunt corect corelate. Daca ,de exemplu, tu iti doresti mai multi bani si totusi alegi un job care e platit putin, sau daca iti doresti timp liber dar alegi un loc de munca renumit pentru statul peste program, este evident ca nu ti-ai corelat obiectivele personale cu cele de la munca. Daca esti o fire creativa dar tu stai numai sa procesezi comenzi, din nou, mergi in directia gresita. Acelasi lucru se intampla si cu obiectivele Purchasing-ului fata de cele ale organizatiei. Totusi, in contextul managmentului performantei, apare o provocare ce nu trebuie ignorata: urmarirea de catre manageri sa isi atinga propriile obiective poate conduce la comportamente disfunctionale. Adica promovarea obiectivelor unui department in detrimentul altui department, afectand astfel obiectivele organizationale. De exemplu, Purchasing-ul are drept obiectiv principal reducerea costurilor in timp ce departamentul  beneficiar al bunului si/sau serviciului urmareste iesirea rapida pe piata, adica, reducerea timpului de finalizare a proiectului de achizitii Tinta departamentului beneficiar afecteaza astfel timpul pe care Departamentul achizitii l-ar aloca in plus negocierii si gasirii de solutii alternative de reducere a costurilor. Iar daca mai adaugi in schema si declaratia recenta a CEO-ului, in care face publica preocuparea pentru calitate, déjà avem exemplul perfect de obiective disfunctionale. De “asa nu”! Clientul tau intern nu te va aprecia mai mult pentru ca i-ai adus saving-uri cand de fapt el avea nevoie de viteza, dupa cum nici CEO-ul nu va fi multumit ca a fost lansat produsul repede, cand de fapt dorea diferentierea prin calitate. Si nu ar fi aceasta singura problema! Un asemenea comportament ar genera, intern, in companie, dar si in piata, o imagine discordanta, incoerenta. Ar semnala lipsa unei unitati in scopuri si actiuni. Nu stie stanga ce face dreapta sau unul hais si unul cea. In al doilea rand, ar produce o duplicare a eforturilor. Si, cu siguranta, nu s-ar incuraja colaborarea, sprijinul reciproc, pentru ca nu ar exista o viziune de apartenenta la un scop comun. Fiecare ar trage pentru el. Categoric, este necesara o corecta ierarhizare si cascadare a obiectivelor organizatiei si integrarea/ alinierea acestora, atat pe plan vertical cat si orizontal. Adica fiecare obiectiv departamental trebuie sa sprijine indeplinirea unui obiectiv strategic (aliniere verticala) iar fiecare obiectiv departamental trebuie corelat cu obiectivele departamentelor cu care conlucreaza (aliniere orizontala). Ce as vrea sa stii insa este ca succesul conceptului de integrare a obiectivelor, este conditionat de doi factori:

• primul il reprezinta comunicarea formala a obiectivelor, dinspre management catre angajati si viceversa.
• al doilea factor este cel al intaririi devotamentul fata de obiectivele generale

Apoi,  diverse procese pot fi implementate pentru a se asigura integrarea obiectivelor Purchasing-ului cu cele ale organizatiei:

1. 1.    O prima masura este elaborarea unui plan de afaceri al Purchasing-ului aliniat cu planul general al organizatiei;
2. Apoi, implicarea, participarea managerilor de achizitii la elaborarea planului tactic al organizatiei, fie cu rol direct fie cu rol consultativ;
3. Foarte important, este apoi pozitionarea Purchasing-ului sub linia de indrumare care raspunde de indicatorul de performanta strategic organizational definit mai sus, astfel incat sa existe o viziune de ansamblu si managerii de top sa poata cascada si integra eficient obiectivele tactice;
4. Implicarea Purchasing-ului in deciziile strategice: productie vs. cumparare, managementul calitatii, responsabilitatea sociala.

Hai sa vedem mai exact cum stau lucrurile: Orice organizatie privata (deci nu detinuta de stat) are motivatie principala maximizarea profitului. Toate actiunile sale se orienteaza catre acest obiectiv strategic principal, pe care il poate face intr-un singur mod: prin atragerea si pastrarea clientilor.   Si, pentru a se departaja de competitie, adica pentru a castiga mai multi clienti, are, potrivit lui Michael Porter, trei directii de actiune: –       Sa face produsul mai ieftin (diferentiere prin cost) –       Sa faca produsul mai bun (diferentiere prin calitate) –       Sa faca produsul altfel (diferentiere prin nisa)   Trebuie deci sa faca ceva de care altcineva are nevoie, intr-un mod altfel fata de ceilalti care produc acelasi lucru, pentru a convinge potentialii client sa cumpere de la el. Sa presupunem ca organizatia ta hotaraste sa se diferentieze prin calitate: a produsului, a serviciilor, a comunicarii etc. Crezi ca o politica Purchasing-ului, de a avea ca si criteriu de selectie a furnizorilor pretul intr-o pondere majoritara, ar fi aliniat cu obiectivul organizatiei? Eu cred ca nu. Obiectivele Purchasing-ului, in acest caz, ar putea fi: –       Pondere mai mare a calitatii in selectarea furnizorului –       Dezvoltarea de parteneriate cu furnizorii strategic pentru a contribui impreuna la dezvoltarea si perfectionarea produsului –       O comunicare sporita cu clientul intern pentru a intelege exact ce inseamna calitate in viziunea acestuia –       O politica de urmarire si evaluare a performantei furizorilor –       O politica interna de crestere a calitatii oferite clientului intern –       O foarte buna analiza a pietei, pentru a fi la curent cu ultimele inovatii. –       Angajati experimentati, bine instruiti, care sa ofere calitate   Cu aceste masuri la indemana, Purchasing-ul se prezinta in fata Managementului, pentru ca acesta sa selecteze si sa le integreze cu cele ale celorlalte functii organizatorice. Apoi, ar trebui vazut sub ce linie de conducere ar putea Purchasing-ul sa isi atinga cel mai bine aceste obiective. Categoric, nu sub Financiar, pentru ca, prin profesia sa, acesta ar fi preocupat de costuri. Mai potrivit ar fi pe linia Operationala, care este este interesata in a avea cele mai bune bunuri sau servicii si care ar avea astfel viziunea de ansamblu a tuturor operatiunilor din lantul de aprovizionare. La fel de importanta este implicarea Purchasing-ului in deciziile de externalizare, deoarece dincolo de costuri, care se analizeaza de obicei in business case, mai sunt si alte aspecte care trebuie urmarite si care pot sustine sau infirma decizia de externalizare. (de exemplu business case-ul iese pozitiv din punct de vedere financiar, insa furnizorul respectiv ar presta la o calitate inferioara celei interne; acest lucru nu ar sustine obiectivul organizatiei; sau business case-ul iese negativ din punct de vedere financiar insa furnizorul ar aduce un plus de calitate, ce ar sustine obiectivul organizatiei). Implicarea Purchasing-ului in politicile de responsabilitate sociala, este la fel de importanta: Purchasing-ul ar pune accent in selectarea furnizorului asupra politicilor de mediu ale acestuia, asupra preocuparii fata de calitatea personalului, a imaginii in piata. Ar promova o etica in afaceri si o etica in achizitii la nivel inalt, printr-o politica de selectare si management al furnizorilor onesta, ce ofera transparenta si tratament impartial si egalitate in sanse, care descurajeaza conflictele de interese si sprijina dezvoltarea competentelor si loialitatii angajatilor. Daca ma intrebi, eu cred ca insasi cunoasterea modului in care obiectivele organizationale pot fi cascadate si transpuse in obiective ale Purchasing-ului, precum si a modalitatilor prin care Purchasing-ul poate actiona in vederea atingerii obiectivelor organiatiei reprezinta prin ele insele un avantaj competitiv si un pas inainte facut spre performanta. Sunt, desigur, si alte beneficii… Te poti gandi, de exemplu, cum ar fi daca toate departamentele ar actiona unitar, coerent, daca s-ar transmite aceeasi imagine coerenta in piata? Sau daca s-ar incuraja colaborarea si nu ar trage fiecare pentru el? Daca departamentele s-ar sustine reciproc in loc de a se denigra reciproc? Daca ar fi evident pentru toata lumea care sunt prioritatile, daca s-ar concentra pe rezolvarea disputelor? Daca valoarea ar fi evaluata, justificata,  prin prisma beneficiilor pe care le aduce organizatiei si nu numai a celor particulare? Culmea este ca nu este nici imposibil, nici dificil. Totul incepe cu trei pasi simpli:

1. cunoasterea modalitatilor prin care Purchasing-ul poate actiona in vederea atingerii obiectivelor organizatiei.
2. construirea planului de afaceri, a procedurilor si politicilor interne in jurul acestor masuri
3. aplicarea masurilor, in primul rand pe propria persoana.

  Tu cum vezi acest exercitiu? Ce alte obiective ar putea Purchasing-ul sa isi seteze pentru a se integra cu cele ale organizatiei? Ce obiective ti-ai seta pentru tine, ca si buyer, pentru a te integra cu cele ale departamentului? Si, mai important, cum ai integra obiectivele personale cu acestea? Astept ideile, intrebarile, comentariile tale, ca intotdeauna. Multumesc celor care imi scriu deja, care incep sa isi puna intrebari care si se implica in a duce aceasta profesie catre alte culmi. Care ma stimuleaza si pe mine sa fiu mai buna. Cu prietenie, Alina PS   pentru cei care nu s-au abonat inca la newslatter, aveti posibilitatea sa o faceti prin completarea adresei de email in formularul lateral din dreapta. Veti primi astfel articolele imediat ce le public si veti beneficia de ofertele speciale in timp util.